Rise Up offre des outils complets pour gérer la présence pendant les sessions de classe physiques et virtuelles. Ce guide vous guidera à travers les fonctionnalités, la configuration et les meilleures pratiques pour utiliser Rise Up afin de suivre efficacement la présence de vos apprenants.

Dans les paramètres de la plateforme , sous Classes physiques & virtuelles, vous pouvez activer des fonctionnalités pour les mises à jour automatiques de présence et les capacités de signature à distance.

Accéder et gérer la feuille de présence

Pour gérer la présence d'une session :

Accéder à la session : Allez dans le menu latéral > Cours > Gérer les sessions de classe.
Sélectionner la session : Cliquez sur à côté de la session désirée, puis cliquez sur Feuille de présence.

Gestion de la feuille de présence

Sur la page de gestion de la feuille de présence, vous avez les options suivantes :

Télécharger la feuille de présence : Vous pouvez télécharger une version PDF de la feuille de présence. Cette feuille sera vierge si aucune signature n'a été collectée sur la plateforme ou inclura des signatures si elles ont été collectées sur Rise Up.
Signer la feuille de présence : Les apprenants et les formateurs peuvent signer la feuille de présence directement sur la plateforme.

Processus de signature

Signatures des apprenants : Chaque apprenant inscrit a un bloc pour sa signature. Cela peut se faire électroniquement sur la plateforme ou imprimé pour une signature physique.
Signatures des formateurs : Les formateurs ont également des blocs de signature désignés sur la feuille de présence.
Informations légales : La feuille de présence inclut des détails tels que le lieu, le nombre d'inscrits, la durée, la date et les heures.

Étapes pour télécharger et signer la feuille de présence

Télécharger le PDF : Le PDF sera vierge s'il n'est pas signé ou contiendra des signatures si elles ont été collectées sur la plateforme.
Signer via Rise Up : Cliquez sur l'icône du stylo pour ouvrir la zone de signature, signer et valider.

Configurer la présence et remplir la feuille de présence

Les administrateurs, les animateurs et les concepteurs de session peuvent certifier la présence d'un apprenant. Pour ce faire :

Accéder à la session : Allez dans le menu latéral > Cours > Gérer les sessions de classe.
Sélectionner la session : Cliquez sur le bouton Gérer pour la session désirée.

1Certifier la présence

Sélectionnez les utilisateurs souhaités et cliquez sur le bouton Définir la présence pour les marquer absents ou présents.

2Remplir la feuille de présence

Cliquez sur le bouton Feuille de présence.
Cliquez sur Obtenir les apprenants pour signer.

À partir de là, deux options sont disponibles :

Détecter la présence
- Sélectionner une demi-journée : Choisissez la période.
- Lancer la signature automatique : Les apprenants verront une fenêtre sur leur plateforme Rise Up pour signer et confirmer leur présence.
- Suivre les signatures : Suivez les signatures en temps réel, actualisez au besoin et envoyez des liens par e-mail si nécessaire.
- Terminer : Cliquez sur Terminer lorsque c'est terminé, et téléchargez la feuille de présence au format PDF.
Faire l'appel
- Sélectionner une demi-journée : Choisissez la période.
- Envoyer des e-mails de signature : Les apprenants recevront un e-mail les invitant à signer.
- Suivre les signatures : Suivez les signatures en temps réel et actualisez au besoin.
- Terminer : Cliquez sur Terminer lorsque c'est terminé.

Détection automatique de présence pour les réunions virtuelles avec Zoom et Teams

Pour configurer la détection automatique de présence pour les réunions virtuelles :

Allez dans les paramètres administrateur
Allez dans le menu Classes physiques et virtuelles.
Pour Zoom ou Teams : Assurez-vous que l'option Activer l'enregistrement automatique de la présence et du temps est sélectionnée sous Classe virtuelle.

- Configurer l'application :
  - Créez une nouvelle inscription sur Microsoft Entra sous Identité/Applications/Inscriptions d'applications
  - Entrez un nom pour l'application (par exemple, Rise Up).
    - Deux identifiants (Id Client et Id Locataire) seront générés automatiquement.
  - Générez le secret client dans Certificats & secrets sous la section Gérer. Ajoutez une description et choisissez la durée (nous recommandons un an). Copiez la valeur.
  - Enfin, notez l'Id Utilisateur de l'administrateur sur la page Utilisateurs / Tous les utilisateurs.
- Ajouter les autorisations nécessaires à l'application
  - Dans Autorisations API, cliquez sur Ajouter une autorisation.
  - Sélectionnez Autorisations d'application et tapez OnlineMeetingArtifact, puis sélectionnez OnlineMeetingArtifact.Read.All.
  - Accordez le consentement administrateur pour l'organisation.
- Ajouter la politique d'accès de l'application
  - Utilisez un terminal PowerShell pour vous connecter à Microsoft Teams
    - ```
    Connect-MicrosoftTeams
```
- Créez la politique d'accès de l'application :
  - ```
  New-CsApplicationAccessPolicy -Identity accessTeamsMeetings -AppIds "yourApplicationId" -Description "Access Policy to get user’s meetings attendance records"
```
  - Accordez la politique d'accès de l'application :
    - ```
    Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName accessTeamsMeetings -Global
```
- Si quelque chose a mal tourné lors des étapes précédentes :
  - Supprimer la politique d'accès de l'application d'un utilisateur spécifique
    - Grant-CsApplicationAccessPolicy -Identity "userId" -PolicyName $null
  - obtenir la politique Assignée à l'utilisateur
    - Get-CsUserPolicyAssignment -Identity "userId" -PolicyType ApplicationAccessPolicy | select -ExpandProperty PolicySource
  - Supprimer la politique
    - Remove-CsApplicationAccessPolicy -Identity accessTeamsMeetings
Aucune configuration supplémentaire pour Zoom n'est requise

Meilleures pratiques

Assurez-vous que tous les apprenants sont au courant du processus de signature et des délais.
Surveillez et mettez régulièrement à jour les enregistrements de présence pour plus de précision.
Utilisez les mises à jour automatiques de présence et les intégrations pour plus d'efficacité.

Problèmes courants et dépannage

Les apprenants ne reçoivent pas les liens par e-mail : Vérifiez les paramètres de messagerie et renvoyez les liens si nécessaire.
La popup pour signer la feuille de présence n'apparaît pas : Actualisez la page, elle devrait alors apparaître.

Ce guide complet devrait vous aider à gérer efficacement la présence pour les sessions de classe physiques et virtuelles en utilisant la plateforme Rise Up. Si vous avez d'autres questions ou besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support.

Base de connaissances Rise Up

Gestion de la présence pendant les sessions de classe