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Paramétrages des champs personnalisés

  • Mise à jour

 

Il faut différencier : 

  • Les champs personnalisés associés aux utilisateurs, qui peuvent être utilisés pour créer automatiquement des groupes intelligents.
  • Les champs personnalisés associés à d’autres « entités », en l’occurrence les formations, les groupes, les inscriptions aux formations, les sessions, et qui n’ont aujourd’hui qu’un rôle de « qualification/marquage/ou rôle qualificatif » à des fins de reporting.

Pour accéder au paramétrage des champs personnalisés, cliquez sur "Paramètres" puis allez dans la section "Champs personnalisés".

 

 

Champs personnalisés (ou champs complémentaires) des utilisateurs

Lors de la création d’un utilisateur, il est proposé de remplir certains champs standards (nom, prénom, e-mail, tél, langue, identifiant interne, etc.).
Les administrateurs peuvent ajouter des champs complémentaires ou champs personnalisés, correspondant à des caractéristiques spécifiques (ex. Département d’appartenance, date d’entrée dans la société etc.).

 

Pour ce faire, il faut qu’un administrateur paramètre les champs complémentaires souhaités dans la section ‘champs personnalisés’ accessible par le menu paramétrage. 

 

Ces champs complémentaires apparaîtront dans les fiches de tous les utilisateurs (y compris des utilisateurs des plateformes partenaires le cas échéant) et pourront être remplis lors de la création des utilisateurs.

 

⚠️ Seuls les administrateurs de la plateforme mère (c’est-à-dire les administrateurs internes) peuvent créer ou modifier les champs personnalisés.  Un administrateur partenaire n’a pas la possibilité de créer ou modifier ces champs personnalisés même pour les utilisateurs de la plateforme partenaire qu’il administre.

Ci-dessous, les écrans de paramétrage des Champs personnalisés

 

 

 

Il est possible de créer des champs personnalisés de 4 types différents :

  • Texte court 
  • Liste déroulante
  • Liste de valeurs
  • Date

 

Case à cocher : Visible à l’inscription

Si la case n’est pas cochée, l’administrateur pourra visualiser, remplir et modifier le champ dans la fiche d’identification des utilisateurs, mais l’utilisateur concerné n’accèdera pas à ce champ et n’en connaîtra  pas l’existence. 

 

Si la case est cochée, le champ sera affiché dans la fiche d’identification à remplir par l’utilisateur dans le cadre d’une demande d’inscription sur la plateforme, ainsi que dans la pop-up d’inscription lors de la 1ère connexion.

 

Case à cocher : Obligatoire

Si la case correspondante est cochée, on rend la saisie du champ obligatoire pour l’utilisateur lorsqu’il demande à s’inscrire sur la plateforme (si la case "Autoriser les utilisateurs à s’inscrire" a été cochée – cf. Paramètres de connexion et sécurité). 

 

La case ne deviendra pour autant pas obligatoire dans le cadre d’une création d’un utilisateur par un administrateur.

 

Utilisation des champs personnalisés des utilisateurs, pour création automatique de groupes intelligents

La création de champs personnalisés associés aux Utilisateurs est particulièrement intéressante pour y associer des Règles Intelligentes.

 

Il est possible de créer des Groupes d’Utilisateurs auxquels seront associés des règles de gestion en matière d’inscriptions aux formations et/ou Parcours de formation (il est aussi possible de lier à un Groupe d’Utilisateurs un ou plusieurs Objectifs).

 

Un Utilisateur peut être intégré à un Groupe spécifique soit manuellement, soit par application d’une règle de gestion qui aura été paramétrée par l’administrateur (le cas échéant l’administrateur partenaire s’il s’agit d’un groupe Partenaire) en fonction des caractéristiques des utilisateurs. On parle alors de groupes intelligents (cf. Etape Gestion des Groupes). 

 

Exemple : on peut créer un Groupe rassemblant tous les utilisateurs faisant partie du service clients depuis moins de 3 mois, ce qui suppose que l’on ait effectivement créé préalablement en amont dans le cadre du Paramétrage 2 champs personnalisés complémentaires : 

 

  • champ 1 : date d’entrée dans la société  
  • champ 2 : département (éventuellement avec une liste déroulante des différents départements : marketing, technique, RH, service clients, …..etc).

Champs personnalisés (ou champs complémentaires) associés aux formations, inscriptions aux formations, groupes, sessions

En créant des champs personnalisés associés aux formations, inscriptions aux formations, groupes, ou sessions, il sera possible par la suite d’effectuer des reportings particuliers intégrant les champs personnalisés créés.

 

 

 

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