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Paramétrage du Catalogue de formations

  • Mise à jour
Comment activer / désactiver le Catalogue de formations ? Activer le formulaire de demande de formation ? Activer les ressources ?
 

Pour accéder au paramétrage du Catalogue de formations, cliquez sur "Paramètres" puis "Catalogues".

 

Activer le catalogue pour tous les utilisateurs

Par défaut, le catalogue n’est pas activé pour les autres utilisateurs (autres que les administrateurs et concepteurs). Dans cette configuration, cela signifie que les apprenants ne peuvent pas s’inscrire (ou demander à s’inscrire) à des formations à partir du Catalogue puisque ce dernier ne leur est pas accessible.
Ils ne peuvent être inscrits à des formations que par des administrateurs ou par des concepteurs.

 

 

En cochant la case Activer le catalogue, on rend le catalogue visible pour tous les utilisateurs. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent effectuer une demande d’inscription à une formation contenue dans le catalogue. Le fait de soumettre ou non cette demande d’inscription à une validation administrative se fait formation par formation au moment de la création des formations.

 

Dès lors que l’on coche la case Activer le catalogue, apparaîtront de façon dynamique les options suivantes :

  • Désactiver la validation des inscriptions pour les formations importées du catalogue Rise Up
  • Désactiver l'évaluation des formations dans le catalogue
  • Désactiver le bloc "Qui a suivi cette formation ?"
  • Autoriser l'utilisateur à s'inscrire à une session en présentiel en même temps qu'il s'inscrit à une formation dans le catalogue
  • Obliger l'utilisateur à choisir une session pour chaque module présentiel
  • Permettre au manager d'un groupe de valider lui-même ses inscriptions à des formations

Les différentes modalités de ces paramétrages sont détaillées ci-dessous.

Activer le design bêta du catalogue

Un nouveau design du catalogue est disponible et activable en cochant la case "Activer le design bêta du catalogue".

 

⚠️ Ce nouveau design remplacera définitivement la version actuelle d’ici la fin du 1er trimestre 2021 pour l’ensemble des utilisateurs Rise Up.

 

Nouveau Design

Ce nouveau design s'accompagne de nouvelles fonctionnalités :

  • Activer la liste "Mes Favoris" dans le catalogue

Les apprenants pourront identifier des formations comme “Favoris”. Elles apparaitront alors dans une section dédiée dans l’onglet Catalogue. Cela leur permettra de mettre en avant et faire remonter les formations qu’ils souhaitent suivre prochainement ou simplement identifier les formations qui leur ont particulièrement plu.

Pour sélectionner une formation en Favoris, l'utilisateur doit cliquer sur l'icône cœur sur la vignette de la formation.

 

  • Activer la liste "Suivi par mon groupe" dans le catalogue.

Les apprenants pourront voir quelles formations ont été finalisées par les autres membres de leur(s) groupe(s), et ainsi découvrir de manière plus ludique les formations qui pourraient les intéresser.

  • Activer la liste des "Nouvelles formations" dans le catalogue, contenant toutes les formations créées il y a moins de XXX.

Une section “Nouveautés” apparaitra au catalogue pour mettre en avant vos dernières formations publiées. Les apprenants pourront ainsi facilement identifier les contenus récemment publiés.

Il est possible de paramétrer la période permettant de déterminer les formations considérées "nouvelles" (publiées depuis moins de X temps).

 

 

Autoriser l'inscription aux formations importées à partir de catalogues externes, sans validation préalable

Cette case ne concerne que les formations importées dans le catalogue à partir de catalogues extérieurs (ex. Elephorm / udemy).
Le mode d’inscription à ces formations ne peut pas se faire de façon aussi fine que pour les formations non importées de l’extérieur (mode d’inscription déterminé formation par formation) et il faudra choisir pour toutes ces formations, un mode unique d’inscription : 

  • Soit inscription directe à la formation dès demande d’inscription par l’apprenant,
  • Soit inscription à la formation uniquement après une validation administrative de la demande d’inscription émanant de l’apprenant.

Désactiver la possibilité d'ajouter un avis sur les formations dans le catalogue

Par défaut, il est possible pour les utilisateurs de poster une évaluation des formations dans le catalogue. Chaque utilisateur ne peut évaluer qu’une seule fois une formation. (NB : un utilisateur peut par contre poster un avis/évaluation même s’il n’a pas suivi la formation). Si l’on ne souhaite pas que des utilisateurs postent des évaluations (elles sont visibles par tous) des formations, il faut cocher la case ci-dessus.

 

Autoriser l’utilisateur à s’inscrire à une session en présentiel en même temps qu’il s’inscrit à une formation dans le catalogue

Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cela signifie que lorsque l’apprenant s’inscrit (ou demande à s’inscrire) à une formation présente dans le catalogue, si cette dernière comprend des sessions en présentiel, il ne pourra pas s’y inscrire et l’inscription à une session en présentiel devra se faire dans un deuxième temps par un administrateur ou un concepteur (éventuellement en même temps que la validation de la demande d’inscription si tel est le process choisi).

 

 

Obliger l'utilisateur à choisir une session pour chaque module présentiel

Si cette case est cochée, l'apprenant sera obligé de choisir une date de session pour chaque module présentiel prévu dans la formation, lors de son inscription à ladite formation.

 

Permettre au manager d’un groupe de valider lui-même ses inscriptions à des formations

Un manager de groupe peut systématiquement valider les demandes d’inscription à des formations des membres de son groupe (mais ne peut pas valider ses propres demandes d’inscription à des formations).

 

Par ailleurs, et c’est dont il s’agit ici, un manager de groupe peut être autorisé à inscrire directement à des formations les membres de son groupe (cette configuration s’effectue finement formation par formation au moment de la création ou modification des Groupes > accès par le menu de gestion principal) sans que les membres de son groupe ne passent par une demande d’inscription via le Catalogue. 

 

Comme le manager de groupe fait par définition partie du groupe, il pourrait en toute logique s’inscrire lui-même aux formations auxquelles il peut inscrire les membres de son groupe mais cette possibilité est bridée par défaut dans la plateforme afin que le manager de groupe ne puisse pas s’auto-inscrire à des formations. 

 

Pour autant, il est possible en cochant la case ci-dessus de ré-ouvrir la possibilité à tous les managers de groupe auxquels auront été donnés les droits d’inscrire les membres de leurs groupes à des formations de s’inscrire eux-mêmes à ces mêmes formations.

Activer la bibliothèque de ressources

En cochant cette case, la Bibliothèque des ressources est alors accessible à l'ensemble des apprenants.

Pour plus de détails, consultez l'article Paramétrage de la Bibliothèque de ressources.

 

Désactiver la validation des formations en attente créées par les concepteurs

Par défaut, cette case n’est pas cochée. Ainsi, chaque fois qu’un concepteur créera une formation, cette dernière ne sera pas publiée de suite. Ce n’est qu’un administrateur qui peut valider la formation créée par le concepteur. Dès que la formation est validée par un administrateur, cette formation passe du statut brouillon au statut ‘validé’ et est publiée et donc visible dans le catalogue.

 

Activer les demandes de formation dans le catalogue

Un apprenant peut ne pas trouver dans le catalogue de formations, la formation à laquelle il aspire véritablement. 

 

On peut lui donner la possibilité d’exprimer ses besoins en formation en postant une demande auprès des administrateurs. Il suffit pour cela de cocher la case "Activer les demandes de formation dans le catalogue".

 

Ainsi l’apprenant pourra faire sa demande dans le catalogue s’il constate que les formations proposées dans le catalogue ne correspondent pas à ses vrais besoins. 

 

Cela n’a évidemment de sens que si la catalogue a été activé. 

 

 

 

Activer les demandes de formation sur la page d’administration des formations

Les administrateurs (internes ou partenaires), les concepteurs ou encore les managers de groupe(s) peuvent constater qu’ils ne trouvent pas la formation adéquate pour former certains apprenants. Ils peuvent exprimer leur besoin de formation à partir de la page d’administration des formations qui sera semblable à une demande émanant d’un apprenant (voir ci-dessus) au delta près qu’ils devront préciser dans la fiche de demande quels utilisateurs seront inscrits à la formation si celle-ci est effectivement mise en place.

 

 

Permettre de filtrer les formations par date, lieu et langue de session

En cochant cette case, les apprenants auront la possibilité de filtrer les formations au sein du catalogue.

 

Bonne navigation sur Rise Up ✨🚀

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