Afin de mettre à jour la présence et absence de vos apprenants, il vous faudra au préalable, créer vos sessions en présentiel, y avoir inscrit vos apprenants.
Pour en savoir plus sur la création et gestion des sessions en présentiels, voir Gestion des sessions en présentiel.
Accès
Accès : Menu Latéral > Formations > Gérer les sessions en présentiel
En cliquant sur Plus d'options (trois points verticaux) pour la session souhaitée, vous pouvez ensuite cliquer sur La roue crantée pour accéder à la liste de vos inscrits.
Une fenêtre présentant la liste des inscrits à date s'affichera.
Vous y retrouvez les informations suivantes :
- Prénom et Nom de l'apprenant
- Date d'inscription à la session
- Statut de l'inscription
- Durée de la session (ou de la présence)
- Présence
Mise à jour des présences
Pour mettre à jour les présences / absences de vos apprenants, accédez au menu déroulant et vous rendre sur Feuille de présence. Par défaut, vos apprenants auront pour statut "Non déterminé", et vous pourrez alors réaliser la mise à jour en indiquant Présent ou Absent en fonction du cas de figure.
Une fois les Présences / Absences mises à jour, cliquez sur Valider.
Dès que vous aurez cliqué sur Valider, les attestations de présence correspondantes seront automatiquement générées, et en fonction des paramétrages de votre formation, seront également envoyées à vos apprenants.
Pour rappel, vous pouvez décider de l'envoie ou non des Documents légaux aux apprenants dans la section Configuration de la création de vos formations.
Vous pouvez également cliquer sur Tout le monde présent, pour automatiquement indiquer que l'ensemble de vos apprenants ont été présents à la session. Les attestations seront alors générées / envoyées.
⚠️ En cliquant sur Tout le monde présent, la saisie est automatiquement Valider et enregistrer. Il n'est donc pas recommandé de cliquer sur Tout le monde présent, pour ensuite mettre à jour uniquement les absences, car une attestation de présence sera alors générée pour les apprenants indiqués absents par la suite.
Documents générés
Les documents générés sont :
- Convocation > Le document est généré lors de l'inscription a la session.
- Attestation de présence > Le document est généré lorsque l'apprenant est indiqué Présent à la session (cf. ci-dessus).
⚠️ Remarque : Il n'est pas possible d'accéder à la mise à jour des présences / absences tant que la session n'a pas commencé, ou n'est pas passée.
En effet il n'est pas possible de noter qu'une personne a été présente pour une session n'ayant pas encore eu lieu.