Lors de la création d'une formation, les informations suivantes sont à compléter :
Le présent article concerne la section "Configuration".
Configuration par défaut des formations
Cette section est déjà remplie par défaut avec des paramétrages par défaut, d’où le qualificatif de Facultatif. Il faut à tout le moins vérifier que les paramétrages par défaut conviennent effectivement à votre organisation.
Ci-dessous, vous trouverez la Configuration par défaut qui sera appliquée, si vous ne modifier pas cette section.
Visible
Par défaut, cette case est cochée.
Cette case permet de rendre la formation visible ou invisible au Catalogue pour les Formations multi-périmètres (au Catalogue Public pour les Formations Publiques) pour l’ensemble des utilisateurs.
Dans le cas où la case est cochée, la formation est visible au Catalogue pour l’ensemble des utilisateurs (évidemment uniquement après que la formation aura été publiée). Dans le cas où la case n’est pas cochée, la formation n’est plus visible au catalogue, mais est uniquement visible dans l’interface de gestion des formations pour les Administrateurs (interne et/ou partenaire) et le Concepteur ( Menu Latéral > Formations > Voir)
Séquentiel
Par défaut cette case est décochée.
Cette case permet de rendre la formation séquentielle ou non séquentielle. Si la case « séquentiel » est cochée, l’apprenant va devoir suivre les modules et étapes de la formation dans l’ordre dans lequel ils apparaissent. L’apprenant devra finir un module avant de passer au suivant et à l’intérieur de chaque module finir l’étape précédente avant de pouvoir commencer l’étape suivante. Si la case « séquentiel » n’est pas cochée, l’apprenant pourra suivre les modules et étapes de formation dans l’ordre qu’il souhaite. Ce bouton « séquentiel » est également dans le parcours de formation.
Page dédiée
Par défaut cette case est décochée.
La page dédiée permet de communiquer uniquement la Fiche descriptive de la Formation à des personnes extérieures à l’entreprise (client, prospect ou partenaires). Si cette case est cochée, un lien URL va être généré. Il sera donc possible à l’Administrateur ou au Concepteur de partager ce lien URL avec une personne en externe. La personne extérieure aura accès uniquement à la fiche descriptive de la formation sans pour autant avoir accès à ladite Formation.
Chemin d’accès pour récupérer l’url de la page dédiée : Menu Latéral > Formations > Voir > Plus d'options (3 points verticaux) > URL de la page dédiée
Pour en savoir plus sur la création et utilisation d'une Page Dédiée, consultez l'article suivant : Créer une page dédiée
Catégorie du forum
Par défaut cette case est décochée.
En cochant cette case, un forum spécifique dédié à la formation en cours de création sera créé et accessible à toute personne qui sera inscrite à ladite formation. Le sujet du forum aura le même titre que la formation créée.
Envoyer les documents légaux
Par défaut cette case est cochée.
Si la case est cochée, cela signifie que les 3 documents légaux liés à cette formation : Convocation à une session en présentiel, Attestation de présence et Attestation de fin de formation seront générés et envoyés automatiquement par e-mail aux apprenants.
Pour plus d'informations, voir Générer les documents légaux.
Si la case Envoyer les documents légaux n’est pas cochée, aucun document légal ne sera envoyé par mail automatiquement aux apprenants.
⚠️ Pour autant, ces documents légaux seront générés et resteront téléchargeables par les apprenants via leur espace Mon Compte. Il n'est pas possible de désactiver la création automatique des documents.
Le paramétrage de ces documents légaux se fait par l’administrateur (interne et/ou partenaire) : Menu Latéral > Documents légaux > Gérer les modèles.
Cf. Gérer les documents légaux
Autoriser les inscriptions
Par défaut cette case est cochée.
Si cette case est cochée, cela signifie qu’un apprenant va pouvoir demander à s’inscrire à la formation en y accédant par le Catalogue de formations.
Un bouton Inscription apparaît alors dans la fiche descriptive de la formation auquel a accès l’apprenant dans le Catalogue.
Dans la configuration par défaut (voir le point ci-dessous), l’apprenant ne pourra pas suivre automatiquement la formation de suite après avoir cliqué sur ce bouton Inscription, car il devra attendre la validation de l’Administrateur et/ou du Concepteur et/ou le cas échéant de son/ses ‘Managers de Groupes’ pour être effectivement inscrit à la formation et pouvoir la suivre.
Si cette case est décochée, un apprenant ne pourra pas demander à s’inscrire à la formation à partir du Catalogue. Le bouton Inscription n'apparaît donc pas dans la fiche descriptive de la formation. Seuls un administrateur ou un concepteur de la formation ou le cas échéant son ou ses Managers de groupe (si un tel droit leur a été donné – cf. Menu Latéral > Groupes) peuvent inscrire les apprenants à ladite formation.
Désactiver la validation des inscriptions aux formations au catalogue
Cette case est décochée par défaut.
Cela signifie que lorsqu’un Apprenant clique sur le bouton Inscription dans la fiche descriptive de la Formation, il devra attendre une Validation administrative de sa demande d’inscription (validation par un Administrateur, un Concepteur de la formation ou un Manager de Groupe le cas échéant).
Dans le cas où cette case est cochée, suite à sa demande d’inscription à la formation à partir du Catalogue, l’apprenant sera directement inscrit à la formation.
Autoriser les utilisateurs à se désinscrire des formations
Cette case est décochée par défaut.
Si cette case est décochée, l’utilisateur n’a pas la possibilité de se désinscrire automatiquement de la formation.
Dans le cas où cette case est cochée, l’utilisateur peut se désinscrire à tout moment de la formation, sans validation administrative. Une fenêtre s’affiche pour lui demander de confirmer son choix de désinscription, dans laquelle il peut indiquer le motif de son annulation (champ non obligatoire). L’administrateur reçoit simplement un mail d’information de désinscription.
L’utilisateur doit réussir les quiz pour terminer la formation
Cette case est décochée par défaut.
Dans une formation, vous pouvez créer des quizz. Pour chaque quizz, il est possible de définir un score minimum pour valider son étape.
Si cette case est décochée, l’apprenant qui n’a pas atteint le score minimum pourra tout de même terminer sa formation, mais ne pourra pas recevoir sa certification professionnelle dans le cadre de la configuration par défaut (il est possible de modifier la configuration par défaut pour délivrer le certificat même si l’apprenant n’a pas terminé sa formation avec succès – cf. plus bas chapître sur les certificats).
Si cette case est cochée, l’utilisateur qui n’a pas atteint le score minimum au(x) quiz, ne pourra pas terminer sa formation et en conséquence n’obtiendra pas d’attestation de fin de formation et par voie de conséquences, ne pourra pas recevoir son certificat dans le cas d’une formation certifiante.
Période de disponibilité de la formation – en continu ou par périodes
Par défaut, le bouton Tout le temps est activé.
La formation est disponible :
- Tout le temps : la formation est disponible « tout le temps », ce qui signifie que la formation est accessible tout le temps, dès lors que les apprenants sont inscrits à la formation.
- Par période : La formation est disponible « par période », ce qui signifie que la formation est disponible uniquement durant une période définie. Lorsque la période se termine, il est possible d’ajouter une nouvelle période, pour que la formation soit de nouveau visible par les apprenants. Attention, une fois que la périodicité a été validée, il n’est plus possible de la modifier. Il faut dupliquer la formation pour pouvoir modifier cette périodicité.
⚠️ Une formation paramétrée par période ne peut être inclue dans un parcours de formation).
Configuration des évaluations de la formation (pour chaque plateforme)
Par défaut, aucune évaluation n’est associée à la formation en cours de création.
Dans le cadre d’une Formation Multi-périmètres, la configuration des Evaluations se fait Plateforme par Plateforme. Apparaîtront alors de façon dynamique autant de pavés de Configuration des Evaluations que de Plateformes qui ont été définies dans le Périmètre. Le nom de la Plateforme est précisé entre parenthèses.
Il est possible d’associer des évaluations à une formation, en créant ses propres modèles d'évaluation, soit en utilisant les modèles d’évaluation présents par défaut dans la plateforme.
Pour créer ses propres modèles, voir : Menu Latéral > Evaluations > Paramétrer les évaluations à chaud/froid
Il y a 2 types d’évaluations :
- Évaluations à chaud : L’évaluation à chaud est directement générée dès lors que l’apprenant a terminé sa formation.
- Évaluations à froid : Pour l’évaluation à froid, il est possible de définir un nombre de jours à l’issue desquels l’évaluation va être générée.
Association d’un certificat à la formation (pour chaque plateforme)
Il est possible d’associer à la formation un Certificat qui aura été créé en amont par un Administrateur (interne ou partenaire) : Menu Latéral > Certificats > Créer.
Par défaut, le Certificat associé à la formation ne sera délivré à l’apprenant que si la formation a été terminée avec succès, mais on peut passer outre et délivrer systématiquement le Certificat à l’apprenant dès qu’il a terminé sa formation en cochant la case proposée.
Attention: étape: Quiz (le nombre d'essais n'est pas indiqué)
Un certificat n'est délivré qu'à la première tentative si celle-ci est en succès.
Une fois le certificat délivré à l’apprenant, le certificat apparaît sur le tableau de bord de l’apprenant.