Base de connaissances Rise Up

Gérer ses formations (2/2)

  • Mise à jour

 

Votre plateforme Rise-Up vous permet de visualiser et gérer vos formations depuis un même endroit.

 

Nous déroulerons dans cet article toutes les options et actions disponibles depuis la liste une fois que vous aurez créé vos formations.

Ouvrir l'aperçu, gérer la visibilité des formations au catalogue, accéder aux URL de page dédiée éventuelles,...

 

Menu Latéral > Formations > Voir

 

 

La page "voir" est accessible aux Administrateurs, Administrateurs partenaires, Concepteurs, Managers de groupes.

 

 

Cette page présente la liste des formations que vous pouvez consulter quel que soit leur état (brouillon, en attente de validation, publié) et leur type (multi-périmètres, publique, anonyme). Vous pourrez également accéder à de nombreuses actions et fonctions pour traiter et gérer vos formations.

 

Actions directement accessibles :

 

Les corrections en attente :

D’un simple clic, il est possible d’arriver directement à la Page de gestion de correction des examens pour les concepteurs , correcteurs d'examen et administrateurs.

 

Les modules en présentiel :

Accédez à la page de gestion des sessions en présentiel : c'est ici que vous pourrez gérer votre session, la dupliquer, la modifier ou encore générer des feuilles de présence.

 

 

✏️ Modification de la Formation

Vous arriverez ici au module d'édition de la formation, une pop-up vous avertira si vous souhaitez modifier une formation déjà en ligne et/ou ayant des traductions en place ;

 

 

⚙️ Gestion de la Formation :
Permet d’accéder à la Page de Gestion de la formation publiée où il sera possible de :

> Inscrire des utilisateurs à la Formation ;

> Consulter les statistiques de la formation ;
> Gérer les traductions de la formation

(si le paramétrage amont a prévu l’internationalisation -> la case ‘Activer les traductions de formation’ a été cochée) ;
> Gérer les sessions en présentiel (si présentiel plannifié) ;
> Lier des groupes d’utilisateurs à cette formation (pour déclencher l’inscription automatique de tout utilisateur lorsqu’il est inclus dans un groupe d'utilisateurs, à la formation –

NB : il n’y aura par contre pas de désinscription d’un utilisateur inscrit si ce dernier est ultérieurement supprimé du groupe lié à la formation) ;

 

📌 Épingler une formation pour la remonter en haut de la liste :
Pour la retrouver facilement, il est toujours possible d’afficher en haut de l’écran la ou les formation(s) sur laquelle/lesquelles vous êtes amenés à travailler le plus. Il suffit pour cela d’épingler ladite formation en cliquant sur l’icône , qui deviendra plus sombre lorsque la formation sera épinglée. On dés-épingle la formation en cliquant à nouveau sur la même icône.

 

 

Plus d'options 

[3 points verticaux] Fait apparaître plus d’options de gestion :

 

  • Aperçu : En cliquant sur Aperçu, vous pouvez visualiser la formation telle qu’elle se présente pour les apprenants. Vous pouvez suivre la formation vous-même en cliquant sur Commencer pour apprécier l’expérience utilisateur des apprenants.

 

  • Dupliquer : En cliquant sur ‘Dupliquer’, vous accédez à la page de création/modification de la Formation. Un message éphémère vert vous indique que vous avez bien dupliqué la formation. Si vous quittez la page juste après avoir dupliqué la formation, pas d'inquiétude, un doublon de votre formation aura bien été crée et vous le retrouverez à l’état ‘brouillon’ dans la liste de vos formations avec la mention (copie). Le doublon ressemblera en tout point à la première formation, mais aura une nouvelle date de création.

 

  • Gérer la visibilité  : Gérer la visibilité permet de rendre la formation visible au catalogue de membres de certains groupes spécifiques. Cela vous permet de proposer un catalogue spécifique en fonction des différentes populations/groupes  de votre plateforme.

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Vous pourrez y gérer d'une part l'Accessibilité et d'autre part la visibilité  au catalogue de votre formation.

 

> Inaccessible: La formation n’apparaîtra dans aucun Catalogue. Elle ne sera accessible que depuis la Page de Consultation des formations. 

Rendre une formation inaccessible peut être pertinent si vous souhaitez fermer/clôturer une formation en conservant le contenu de formation et l'historique de vos apprenants sur la formation.  Ne pas confondre avec "archiver" une formation qui bloquera l'accès et l'édition du contenu de formation même pour les administrateurs de manière irréversible.

 

> Accessible :  Il est possible de gérer la visibilité de la formation, soit de façon positive (en définissant les utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs pour lesquels la formation sera visible dans le Catalogue) soit de façon exclusive (en définissant les seuls utilisateurs et/ou seuls groupes d’utilisateurs pour lesquels ladite formation ne sera pas visible dans le Catalogue).

 

Astuce : Vous pourrez avoir des formations commerciales visibles seulement pour votre groupe de commerciaux et d'autres formations techniques rendues visibles à tout le reste de votre population SAUF le groupes de commerciaux. Attention à la formulation du message de la pop up , on peut exclure des groupes d'une règle ou inclure tout le monde directement.

 

Dans l'exemple ci dessous :

> La formation est accessible  (donc toute personne inscrite à la formation peut y accéder, or en la mettant "inaccessible" je ne pourrai plus y inscrire de nouveaux utilisateurs  et mes utilisateurs déjà inscrit ne pourront plus y accéder) ;

> Elle est visible pour tout le monde sauf pour les membres du groupe "Junior" et à l'utilisateur Laurent Fournier : ils ne pourront donc pas savoir que la formation existe en consultant leur catalogue. Il sera en revanche toujours possible de les y inscrire de manière descendante (un administrateur ou un concepteur déclenche l'inscription)  et dans ce cas il verront apparaitre la formation dans "mes formations"

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  • Archiver : En cliquant sur Archiver, après une double validation (une pop-up apparaît pour bien valider que vous n’avez pas fait une mauvaise manipulation), vous archivez la formation de façon définitive. Vous pourrez la retrouver dans votre Page de consultation des formations mais elle deviendra inaccessible définitivement et vous ne pourrez plus inscrire qui que ce soit à cette formation. Il sera également impossible de ré accéder au contenus et étapes de la formation pour les utiliser/ duppliquer.

 

  • Supprimer : En cliquant sur Supprimer, après une double validation (une pop-up apparaît pour bien valider que vous n’avez pas fait une mauvaise manipulation), vous supprimez la formation de façon définitive. Elle ne sera visible nulle part, pas même dans votre Page de consultation des formations.

 

 

Recherche

Une fonction de recherche sur le côté droit de l’écran permet de trier vos formations selon les critères suivants :

  • Présence d’examens à corriger dans les formations (case à cocher ‘copies à corriger’) ;
  • Présence de sessions présentielles dans les formations (case à cocher) ;
  • État Archivé des formations ;
  • Etat des formations : Brouillon, En attente de validation, Publié ;
  • Accessibilité des formations : Visible, Invisible, Inaccessible
    ℹ️ Une formation à l’état ‘Brouillon’ ou ‘En attente de validation’ est forcément inaccessible
    Une fois ‘publiée’, une formation peut être soit Visible (dans le Catalogue) ou Invisible, selon ce qui aura été configuré au niveau de la fiche descriptive de la formation lors de sa création ;
  • Type des formations : Interne, Partenaire (associé à un Partenaire spécifique), Publique, Anonyme, Formation importée
  • Catégories et Sous-Catégories des formations
  • Concepteurs des formations
  • Parcours auquel est rattaché les formations
  • Mots clés associés aux formations
  • Et si cette catégorie a été sélectionnée dans le paramétrage : Champs personnalisés associés aux formations

 

 

 

D'autres actions sont accessibles depuis le menu de gestion administrateur

 

 

 

Bonne navigation sur Rise-Up ✨

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