Deux accès sont possibles :
- Menu Latéral > Formations > Gérer ⚙️ dans la vignette de la formation choisie, puis cliquez sur Gérer les sessions en présentiel situé dans le coin haut gauche de l’écran de gestion de la formation (il faut que la formation comporte au moins une session en présentiel pour que ce bouton apparaisse).
- Menu Latéral > Formations > Gérer les sessions en présentiel (pour un accès à toutes les sessions en présentiel, toutes formations confondues)
Vous accédez ainsi à la Page de Gestion des sessions en présentiel
À partir de cette page, vous pourrez :
- Créer une nouvelle session (cf. page 'Créer une nouvelle session' plus bas)
- Effectuer un tri pour rechercher des sessions. La fonction Tri est sur le côté droit de l’écran.
- Pour chaque Session en présentiel déjà existante :
> 👁️🗨️ Visualiser la Session en présentiel
> ✉️ Contacter tous les Utilisateurs inscrits à la Session en présentiel
> ✏️ Modifier la Session en présentiel
> [3 points verticaux] Activer des options supplémentaires
Créer une nouvelle session
Pour créer une nouvelle session en présentiel, il faut cliquer sur "Ajouter une session en présentiel".
La modale permet de configurer la session en présentiel :
- Formation : Sélectionner la formation à laquelle se rattache la session en présentiel.
- Module : Sélectionner le module auquel se rattache la session en présentiel.
- Puis complétez les champs liés à la création de la session en présentiel.
Gérer les sessions en présentiel
Visualiser la Session en présentiel 👁️🗨️
Contacter tous les Utilisateurs inscrits à la Session en présentiel ✉️
Modifier la Session en présentiel ✏️
Les options supplémentaires (3 points horizontaux) sont les suivantes :
- Inscrire des utilisateurs à une Session en Présentiel
- Feuille de présence d’une session présentielle
Gérer les statuts des sessions
Afin de gérer / afficher si une session est confirmée / non-confirmée, les sessions peuvent avoir deux statuts distincts :
- Validé : La session est confirmée par l'animateur et aura lieu.
- En attente : Par défaut une nouvelle session créée est en statut "En attente". Cela signifie que la session a un statut temporaire et qu'elle n'est pas encore confirmée par l'animateur.
Les statuts peuvent répondre à un besoin de gestion des sessions. Ils permettent d'afficher qu'une session est confirmée au delà d'un certain nombre d'inscrits, quelques jours avant la formation, etc.
Le statut permet à l'apprenant de savoir si sa session est confirmée ou non.
Afin de Valider une session au statut En attente, sélectionner la session concernée, cliquer sur Plus d'options (3 points horizontaux), et cliquer sur Valider.
Lorsqu'une session est validée, les personnes concernées (apprenants, animateurs, etc.) sont notifiées.