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Gérer les modèles d'e-mails

  • Mise à jour
Personnalisez et gérez l'envoi des notifications par email

 

Accès et fonctionnement

Deux accès sont possibles :

  • Menu latéral > E-mails > Gérer les modèles
  • Menu latéral > E-mails > Voir > Gérer les modèles d’email

Tout d’abord, il est possible de personnaliser ses modèles d’emails différemment selon la Plateforme (Plateforme Interne / Plateformes Partenaires). Il suffit pour cela de choisir dans Périmètre (cf. écran ci-dessous) la Plateforme pour laquelle on souhaite personnaliser le modèle d’email.

 

Les Périmètres disponibles et paramétrables sont :

  • Défaut : Il s'agit de la configuration appliquée par défaut si aucune modification n'est réalisée sur Interne ou Partenaire.
  • Interne : Il s'agit de la configuration appliquée à vos utilisateurs liés au périmètre Interne donc non rattachés à un partenaire.
  • Partenaire X : S'affichera en complément dans la liste déroulante autant de partenaires que vous en avez créé, permettant de paramétrer partenaire par partenaire les modèles d'e-mail.

⚠️ Si vous apportez des modifications à des modèles d'e-mails sur le périmètre Défaut, celles-ci seront automatiquement appliquées à l'ensemble des périmètres (Interne & Partenaire). SAUF si vous modifiez un ou plusieurs modèles d'email sur des périmètres (interne ou partenaire), alors ce sera les modifications apportées sur ces modèles qui primeront sur celles réalisées via le périmètre Défaut.
Les modifications réalisées sur le périmètre Défaut s'appliquent donc par défaut si aucune modification n'a été réalisée sur les autres périmètres.

 

 

Gérer et modifier ses modèles d'emails

À partir de cet écran, il est possible de gérer plus de 60 modèles d’emails proposés par la plateforme.

Pour ce faire, selectionnez le modèle que l'on souhaite modifier parmi la liste disponible.

 

Juste en dessous s’affichent les règles de gestion pour le modèle d’E-mail sélectionné :

  • Les destinataires de l’email ;
  • Les évènements qui déclenchent l’envoi automatique de l’email ;
  • Une note explicative ;

Vous visualisez le mail tel que défini par défaut mais vous pouvez modifier le modèle d’e-mail proposé en modifiant le texte, la forme, voire en rajoutant certaines variables dynamiques disponibles présentées sur le côté gauche.

 

 

Variables dynamiques et personnalisation

ℹ️ Les variables dynamiques correspondent aux informations qui varient dès qu'un document type est généré et ce en fonction des informations correspondantes.

Par exemple : le prénom de l'apprenant varie d'une convention à l'autre en fonction de l'identité de l'apprenant concerné. Afin de les modifier / intégrer dans vos modèles de mail, il vous suffit de les copier parmi la liste disponible, et les coller dans le modèle de mail que vous souhaitez personnaliser.
Nous vous invitons à Coller en texte brut vos variables afin qu'elles soient intégrées avec la mise en forme de destination. Pour se faire Clic droit puis Coller en texte brut.

 

Il est également possible d’intégrer dans les modèles d’emails les variables correspondant aux champs personnalisés qui ont pu être créés en amont dans le paramétrage.

 

Traduction

À noter que vous pouvez basculer sur les autres langues disponibles, en cliquant sur le champ dédié Anglais pour le modèle en anglais par exemple. Vous pourrez alors personnaliser selon votre souhait le modèle en anglais qui sera envoyé à tout destinataire qui a choisi toute autre langue que le Français dans son profil (cf. Mon compte accessible en cliquant sur son prénom ou sa photo en haut à droite dans le bandeau haut de l’écran).

 

 

Test vos emails avant envoi

Une fois les modifications effectuées, vous pourrez tester le modèle ainsi modifié, en cliquant sur le bouton "Tester le modèle". Cela déclenche alors l’envoi de l’E-mail tel que vous l’avez modifié dans votre boîte mail (vérifiez bien que votre adresse mail a bien été renseignée dans votre espace Mon compte).

 

⚠️ A noter que lorsque vous cliquez sur Tester le modèle, les variables dynamiques ne sont pas remplacées dans le document test généré.

 

L’expéditeur du mail est : Rise Up Team < no-reply@riseup.ai >.
Ainsi vous pourrez vérifier le rendu de l’email tel que vous l’avez personnalisé.

 

 

Ci-dessous un exemple d'e-mail reçu dans votre boîte mail de réception :

 

Vous pourrez à tout moment revenir au modèle par défaut en cliquant sur Réinitialiser le modèle.

 

En cliquant sur Voir le modèle original vous pourrez afficher à nouveau le modèle original, puis en re-cliquant, vous revenez sur le modèle que vous êtes en train de modifier. Il s'agit d'une aide à la rédaction/modification de votre modèle d’e-mail.

 

Bonne navigation sur Rise-Up ✨

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