Créer un groupe sur Rise-Up vous permet de gérer de la même façon un ensemble d'utilisateurs. Vous pourrez les inscrire d'un seul clic à une formation, un parcours, filtrer et trier vos rapports statistiques ou encore leur permettre de communiquer entre eux depuis la communauté.
Accédez à la création d'un groupe, grâce au Menu Latéral > Groupes > Créer.
Seuls les Administrateurs, administrateurs partenaires peuvent créer ou modifier des groupes d’utilisateurs.
Vous devez tout d'abord Créer un groupe, en renseignant le titre et périmètre et en cliquant sur Suivant, pour ensuite accéder aux autres paramétrages détaillés.
Information générales
Un Groupe est forcément associé à une seule plateforme (interne ou partenaire).
⚠️Le périmètre du groupe est paramétré au moment de la création de celui-ci, et n’est plus modifiable par la suite.
Configuration
- Groupe caché : Le fait de cocher cette case induit que les membres de ce Groupe ne verront pas apparaître le nom du Groupe sur leur Tableau de Bord et ne sauront pas qu’ils font partie de ce groupe.
- Créer un tableau dans la page communauté : Le fait de cocher cette case déclenche la création d’un Tableau dédié au Groupe dans l'espace Communauté. Le tableau portera le nom du Groupe et sera ouvert à tous les membres du Groupe.
Droit de gestion du manager de groupe (Choisissez les formations que les administrateurs de groupes seront autorisés à gérer)
Sur cette page vous retrouvez les droits de gestion qu'on peut donner aux managers de votre groupe.
Tout Manager de Groupe, par défaut a les droits nécessaires pour :
- Visualiser les résultats du Groupe qu’il gère. Il a accès aux résultats des formations suivies : durée passée sur les différents modules/étapes, réponses aux quiz, aux examens, etc.
- Valider (c’est-à-dire accepter ou refuser) les demandes d’inscription émanant des membres du Groupe.
En plus de ces droits par défaut, il est possible de permettre aux Managers de Groupe d’inscrire directement les membres de son groupe à des formations (sans que les membres du groupe n’aient demandé à y être inscrits). Pour ce faire, il faut cocher une des 3 cases suivantes (cf. écran ci-dessus) :
- Toutes les formations
- Seules les formations visibles
- Liste des formations autorisées
En cochant la dernière de ces 3 cases, vous pouvez déterminer les formations que le ou les Managers du Groupe ont le droit de gérer.
Quand vous avez fini de configurer le groupe il faudra cliquer sur Sauvegarder.
Votre groupe est créé.
Rendez-vous sur la page listant vos groupes accessibles via Groupes > Voir de votre menu de gestion.
La page de gestion de votre groupe
Vous y accédez en cliquant sur l'icône de roue crantée comme ci-dessous :
Vous arrivez enfin sur la page de gestion du groupe.
Vous retrouverez sur cette page les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des règles intelligentes
- Définir le nombre maxium du groupe (désactivé quand il y a des règles intelligentes en place)
- Inscrire des utilisateurs groupe (inscription manuelle)
- Inscrire des managers de groupes
Gérer les règles intelligentes
Il est possible de définir un Groupe Intelligent, c’est à dire d’établir des règles basées sur certains champs des utilisateurs pour les inscrire automatiquement à un Groupe. Les éléments qui peuvent être pris en compte sont :
- L’adresse email de l’utilisateur
- Le Rôle de l’utilisateur
- Le nom d’Utilisateur
- ID interne
- Téléphone
- Langue
- Date de création
- Date de suspension
- Groupe auquel appartient l’utilisateur
- Les champs personnalisés définis
Les conditions peuvent être cumulatives ou non.
Dès que les règles intelligentes ont été définies, on peut visualiser tous les utilisateurs répondant aux règles définies en cliquant sur 👁️🗨️ utilisateurs concernés.
Nouvelle fonctionnalité : Supprimer automatiquement les managers de groupe
Cette nouvelle fonctionnalité permet :
- Si elle est cochée : je peux inscrire seulement les personnes correspondant aux règles
- Si elle n'est pas cochée : je peux inscrire n'importe qui comme manager, même ceux ne correspondant pas aux règles intelligentes mises en place
Supprimer automatiquement les utilisateurs du groupe s’il ne correspond plus aux règles du groupe
Si on ne coche pas cette case, les utilisateurs ne seront pas supprimés du Groupe automatiquement s’ils ne correspondent plus aux règles d’appartenance au Groupe.
Nombre maximum d’utilisateurs
Ce champ permet de renseigner le nombre maximum d’utilisateurs qu’il est possible d’intégrer au Groupe défini. Dans le cas d'un 'Groupe intelligent' ce champ ne peut être saisi.
Ce bouton est visible sur la page de gestion du groupe.
Bonne navigation sur Rise Up ✨