En complément de la possibilité de créer manuellement des utilisateurs, vous avez la possibilité d'importer depuis un tableur votre liste d'utilisateurs sous format CSV en indiquant directement les membres et manager de groupe ou encore les inscriptions aux formations et parcours.
Depuis votre compte administrateur suivez le chemin suivant :
Menu latéral de gestion (en haut à gauche) > Utilisateurs > Voir > Importer des utilisateurs.
Importer des utilisateurs
En cliquant sur Importer des utilisateurs, vous accéderez à l'interface de dépôt de votre fichier CSV.
Vous y retrouvez :
- des instructions détaillées pour vous aider à réaliser votre import ;
- l'encart où déposez votre fichier CSV complété ;
- un modèle de fichier CSV à compléter pour réaliser votre import d'utilisateur
Préparation de votre fichier d'import
En cliquant sur Télécharger, vous téléchargerez un modèle de fichier CSV pour faciliter votre import.
Ouvrez le fichier excel "userimport" téléchargé : il contient deux onglets détaillant les formats à respecter pour que votre import d'utilisateurs se passe le mieux possible.
Onglet Présentation
Cet onglet détaille le contenu à compléter et le format à respecter pour chaque colonne. Vous pourrez ainsi adapter votre base de données pour un import rapide et fluide.
Onglet Utilisateurs
C'est ici que vous devrez insérer vos données en veillant à respecter les informations contenues dans l'onglet présentation. Voici quelques astuces complémentaires pour vous aider au mieux à la réalisation de votre import d'utilisateurs :
- Colonnes Type & Partenaire : uniquement pertinent si vous mettez en place une/plusieurs plateformes partenaires (en savoir plus sur les plateformes partenaires par ici) ;
- Rôle : découvrez les différents rôles par ici ;
- Login (Nom d'utilisateur) : Sauf utilisation de synchronisation automatisées et/ou SSO nous vous recommandons d'employer l'adresse email de vos utilisateurs en tant que Login (identifiant utilisateur). Cela réduira les problèmes d'oubli d'identifiants de connexion ;
- Mot de passe : Si cette colonne est laissée vide, la colonne Email devient obligatoire. L'utilisateur recevra alors un e-mail l'invitant à créer sont mot de passe lors de sa première connexion.
Si cette colonne est complétée, le mot de passe sera créé avec les informations complétées, et aucun e-mail ne sera envoyé à l'utilisateur. - Langue : Utile si vos utilisateurs sont de nationalité / langues différentes : quelque soit la langue principale dans laquelle est paramétrée votre plateforme, les utilisateurs bénéficieront des traductions automatiques dans la langue qui a été précisée pour chacun d'entre eux. Notez que le contenu des formations devra être traduit par vos soins ;
- RHID : Cet élément facultatif est à remplir en cas d'existence d'un matricule ou ID interne (depuis logiciel de SIRH existant par exemple) si nécessaire ;
- Membre du Groupe : Vous pouvez dès l'import indiquer le ou les groupe(s) dans lesquels vous souhaitez ajouter vos utilisateurs. Contrairement aux formations et parcours : si vous indiquez dans l'une des colonnes "Groupes" un nom inexistant sur la plateforme : un groupe sera automatiquement créé lors de l'import ; Pour les groupes existants il faut en revanche bien respecté l'orthographe saisie sur Rise Up afin de mettre à jour le groupe avec les nouveaux membres.
- Manager du groupe : Vous pouvez dès l'import indiquer le ou les groupe(s) pour lesquels vos utilisateurs seront manager de groupe. Un utilisateur peut être membre d'un ou plusieurs groupes et manager d'un ou plusieurs groupes également .
Dans notre exemple :
> Julie Robert est membre des groupes "HR Team" et manager du groupe "Paris Team" et du groupe " Operations Team"
> Jeremy Cohen est membre de deux groupes : Operations team et Amsterdam Team
> Louise, Enzo et Julie sont tous trois manager du groupe "Operations Team"
- Parcours et Formation : Vous pouvez dès l'import indiquer les formations et parcours auxquels vous souhaitez inscrire vos utilisateurs. Notez que les formations et parcours devront être créés en amont de l'import et que vous devez indiquer strictement l'intitulé de la dite formation ou du dit parcours (une erreur de frappe entraînera une non prise en compte de la donnée) ;
Dans notre exemple :
> Pierre sera inscrit au parcours Onboarding Newcomer ainsi qu'aux formations (=Training) Account Management et Business Development ;
> Jeremy est inscrit à deux Parcours (=Training Path) Operations Expert et Onboarding Newcomer
- Champs personnalisés : Vous pourrez ajouter après les colonnes Groupes et Parcours autant de colonnes "champs personnalisés" que vous le souhaitez.
ℹ️ A noter, qu'il faudra créer ces champs personnalisés en amont depuis le menu de paramétrage et il faudra que les colonnes dans votre CSV soient strictement intitulées comme les champs créés sur la plateforme.
Dans notre exemple nous ajoutons le champs personnalisé "Position" (=poste) dans la colonne "AN"
Aissa Abdi a donc le poste de "HR Manager" et est Manager du groupe HR Team
David Brown a le poste de "Junior Developper" et est membre du groupe "Tech Team"
Les champs personnsalisé ne sont pas liés par défaut aux groupes, voir les articles concernant les "groupes intelligents" et smart rules.
Vérification des données importées
Après avoir déposé votre fichier d'import, une étape de vérification apparait et affiche les différentes colonnes qui seront prises en compte dans votre import (Nom, Prénom, etc.).
En cliquant sur Vérifier, l'outil vérifiera la complétude des colonnes et affichera un message d'erreur si des informations obligatoires sont manquantes.
Vous pouvez, en cas d'erreur, modifier votre fichier puis le redéposer ou effectuer les modifications directement sur la plateforme en modifiant les données concernées dans le tableau qui s'affiche.
⚠️ Attention également à bien s'assurer à l'étape de vérification que l'ensemble des colonnes ont bien été identifiées et prises en compte. En effet, lorsque de nombreuses colonnes restent vides, les dernières colonnes ne sont pas prises en compte dans l'import.
Pour finaliser l'import à l'issue de cette étape de vérification, cliquez sur Envoyer.
Il vous faudra corriger les erreurs constatées par l'outil avant de pouvoir confirmer votre import en cliquant sur Envoyer.
Mise à jour des utilisateurs
L'outil d'import par CSV des utilisateurs permet également de mettre à jour les données utilisateurs. En suivant le même process d'import, vous pouvez ainsi exporter votre liste d'utilisateurs, modifier le contenu des colonnes ou ajouter des informations puis ré-importer votre liste.
⚠️ Attention pour cette démarche de mise à jour à bien garder les mêmes Logins pour vos utilisateurs. Ces Logins permettent de les reconnaitre et réaliser les mises à jour sur ces utilisateurs.
Pour aller plus loin dans l'utilisation et la gestion de vos utilisateurs découvrez également comment ajouter vos utilisateurs un par un et comment gérer vos groupes d'utilisateurs.
Bonne navigation sur Rise-Up ✨