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Exports personnalisés : guide utilisateur

  • Mise à jour

 

Cette fonctionnalité est limitée aux administrateurs, aux concepteurs et aux managers de groupes.

Sur votre plateforme d'apprentissage Rise Up, vous pouvez créer des exports personnalisés pour visualiser et analyser des informations spécifiques sur les formations, les parcours d'apprentissage, les groupes ou les utilisateurs, existants sur votre plateforme.

Vous pouvez également abonner des utilisateurs et programmer l'envoi d'une export personnalisé afin qu'il leur soit automatiquement envoyée par email, ou leur donner des droits de visualisation pour qu'ils puissent s'abonner eux-mêmes aux exports dont ils ont eu la visualisation.

 

Créer un export personnalisé

Pour créer un nouvel export personnalisé, connectez-vous à votre plateforme Rise Up en tant qu'administrateur, designer ou manager de groupe et :

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur ㆔ pour ouvrir le panneau latéral gauche.
  2. Faites défiler vers le bas jusqu'au Datalab, sélectionnez Exports de données et Exports personnalisés.

Vous pourrez y voir toutes les exports pour lesquelles vous avez reçu une permission de visualisation et auxquelles vous pouvez vous abonner.

Si vous avez déjà créé un ou plusieurs exports personnalisés, vous les trouverez dans le menu Exports personnalisés, où vous pourrez voir les détails des exports, le nom, le créateur, le type d'export, la date de création et les abonnements. Vous y trouverez également les boutons d'action pour les exports existants :

  • Le stylo pour éditer un export existant
  • La roue dentée pour gérer les abonnements
  • Les 3 ellipses pour prévisualiser, dupliquer, exporter ou supprimer.

Vous pouvez également rechercher et filtrer vos exports en utilisant le champ de recherche dans la barre d'action sur le panneau latéral droit de la page.

 

Modifier les paramètres de votre export personnalisé

La page qui s'ouvre après avoir sélectionné Créer un export vous permet de choisir le type d'export que vous souhaitez, ce qui détermine la structure de base de votre export.

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Vous avez le choix entre 11 types d'exports :

  • Journal d'activité - Cet export permet de récupérer les informations de connexion de vos utilisateurs.
  • Certificats - Cet export contient la liste des certificats émis sur votre plate-forme.
  • Informations sur les sessions en classe - Cet export contient la liste des sessions de et leur statut, ainsi que le statut des inscriptions et des présences des utilisateurs.
  • Contenu de la formation - Cet export contient toutes les informations concernant la structure et le statut de vos formations.
  • Gestion de la formation - Cet export contient des statistiques détaillées des utilisateurs inscrits à vos formations.
  • Inscriptions aux formations - Cet export contient la liste des inscriptions des utilisateurs aux formations, avec le statut, le score et la progression pour chacun d'entre eux.
  • Résultats des évaluations - Cet export contient les résultats des évaluations remplies par les utilisateurs sur les cours.
  • Informations sur les groupes - Cet export contient la liste des membres d'un groupe et les formations, parcours de formation et objectifs qui leur sont associés.
  • Informations sur le parcours de formation - Cet export contient des détails sur les inscriptions et les progrès des utilisateurs sur des parcours de formation spécifiques.
  • Inscriptions au parcours - Cet export contient la liste de toutes les inscriptions pour chaque parcours de formation sélectionné.
  • Informations utilisateurs - Cet export contient la liste de tous les utilisateurs de la plate-forme et les informations qui leur sont associées.

Une fois le type d'export choisi, validez-le en cliquant sur Suivant.

 

Visibilité du contenu de votre export personnalisé

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Dans le deuxième onglet du processus de création d'un nouvel export, vous pourrez définir le nom de votre export - il peut s'agir de n'importe quel texte de 255 caractères maximum - et les permissions de visualisation.

Vous avez le choix entre les deux options suivantes :

  • Tous les administrateurs
    • Le rapport sera visible par tous les administrateurs de la plateforme ainsi que par le créateur du rapport.
  • Tous les administrateurs, managers de groupe et concepteurs
    • Le rapport sera visible par le créateur du rapport, tous les administrateurs, les concepteurs et les managers de groupe.

Si vous choisissez la deuxième option, vous obtiendrez un autre niveau de granularité, avec deux cases à cocher supplémentaires Tous les managers de groupe et Tous les designers. Vous pouvez ne choisir qu'une seule d'entre elles en fonction de vos besoins, mais notez qu'au moins l'une d'entre elles doit toujours être cochée.

Les utilisateurs qui ont reçu des droits de visualisation sur un export peuvent, à partir de la page d'accueil des exports personnalisés, s'abonner à ces exports, mais ils ne pourront pas les modifier, car ce droit est limité aux administrateurs et au créateur de l'export.

Si un export personnalisé est exécuté par un administrateur, il pourra voir toutes les données de l'export sans aucune restriction de visibilité du contenu, puisque les utilisateurs administrateurs n'ont jamais de restrictions de visibilité dans la plate-forme. D'autre part, si un concepteur ou un manager de groupe ayant l'autorisation de visualiser l'export le visualise, il se peut qu'il ne voie que les éléments du rapport (formations, utilisateurs, parcours etc.) sur lesquels il a la visibilité.

S'il est nécessaire de limiter les informations d'un export au-delà des règles ci-dessus, un administrateur peut créer plusieurs rapports avec le même sujet pour les différents profils de rôle d'utilisateur, en faisant correspondre les informations du rapport avec les autorisations de visualisation pour chaque profil de rôle d'utilisateur. L'administrateur peut également créer des rapports différents pour chaque profil de rôle d'utilisateur, mais les abonnements et la planification des exportations doivent alors être effectués par le concepteur ou le manager de groupe lui-même.

Les règles de visibilité diffèrent selon que vous vous trouvez dans le périmètre interne ou externe. Dans le tableau ci-dessous, vous pourrez voir les permissions que chaque rôle et attribut peut avoir sur les exports personnalisés sur chaque périmètre, en fonction des permissions de visualisation que le créateur aura défini.

 

Périmètre interne

Roles 👉 Admin interne

Concepteur



Si les options suivantes sont cochées :
- les concepteurs peuvent afficher et modifier tous les cours
- les concepteurs peuvent afficher et modifier tous les cours
- les concepteurs peuvent importer tous les modules et étapes de la plate-forme

Concepteur



Si les options suivantes sont cochées :
- les concepteurs ne peuvent que consulter et modifier les cours pour lesquels ils sont concepteurs - les concepteurs ne peuvent que consulter et modifier les cours qu'ils ont créés
- les concepteurs ne peuvent qu'importer les modules et les étapes liés aux cours pour lesquels ils sont concepteurs

Apprenant Community manager Animateur
Accéder à la liste des exports *

*(uniquement pour les exports qu'ils ont créés)
*

*(seules les données relatives aux inscriptions aux formations pour lesquelles il a été désigné concepteur ou co-concepteur sont affichées)
Créer un export *


*(uniquement pour les exports qu'ils ont créés)
*


*(seules les données relatives aux inscriptions aux sessions pour lesquelles il a été désigné comme concepteur ou co-concepteur sont affichées)
Modifier un export *




*(uniquement pour les exports qu'ils ont créés)
*




*(seules les données relatives aux inscriptions aux sessions pour lesquelles il a été désigné comme concepteur ou co-concepteur sont affichées)
Abonner des utilisateurs à un export *



*(à moins qu'on ne leur attribue l'attribut d'animateur)
*



*(à moins qu'on ne leur attribue l'attribut d'animateur)
S'abonner à un export existante créée par un autre utilisateur
*


*(exports avec permission de visualisation)

✅*

 

*(exports avec permission de visualisation)

Attribut 👉 Manager de groupe

Animateur

(interne)

       
Accéder à la liste des exports *

*(uniquement pour les exports qu'ils ont créés)
       
Créer un export *

*(il ne peut filtrer que les informations auxquelles il a accès avec leurs droits)
       
Modifier un export *


*(uniquement pour les exports qu'ils ont créés)
       
Abonner des utilisateurs à un export  *


*(peut abonner les administrateurs, les concepteurs et les gestionnaires de groupe qui font partie de son groupe)
       
S'abonner à un export existante créée par un autre utilisateur

✅*

 


*(exports avec permission de visualisation)

       

 

 

Périmètre partenaire

  L'administrateur partenaire aura tous les droits si l'option "Contrôle complet" est cochée dans la configuration de la plate-forme partenaire
Administrateur partenaire sans droits complets : Si l'option "Contrôle complet" n'est PAS cochée dans la configuration de la plate-forme partenaire
Tout autre utilisateur
Accéder à la liste des exports * *(uniquement les exports créés à l'intérieur de son périmètre) * *(uniquement les exports créés à l'intérieur de son périmètre)
Créer un export * *(il peut filtrer les informations auxquelles il a accès) * *(il peut filtrer les informations auxquelles il a accès)
Modifier un export * *(uniquement les exports créés à l'intérieur de son périmètre) * *(uniquement les exports créés à l'intérieur de son périmètre)
Abonner des utilisateurs à un export * *(peut abonner les administrateurs et les managers de groupe dans son périmètre) * *((peut abonner les administrateurs et les managers de groupe dans son périmètre)

 

Choisir les filtres pour son export

 

Vous avez maintenant atteint la page où vous pouvez choisir les filtres que vous souhaitez appliquer à votre export.

Par défaut, toutes les données concernant le sujet sélectionné seront incluses. Vous pouvez ajouter des conditions si vous souhaitez filtrer des données spécifiques. Les informations que vous pouvez filtrer dans cette page sont déterminées par le type d'export que vous avez choisi de générer lors de la première étape. Il peut s'agir d'informations relatives aux utilisateurs, aux formations, aux parcours, aux évaluations, aux inscriptions, etc.

Selon le type d'export choisi, certains types de champs personnalisés pourront être inclus dans l'export.

Pour chaque filtre possible, quatre types de conditions sont disponibles :

  1. Est / n'est pas
  2. Contient X
  3. Plages de dates
  4. Moins / Plus que

Sur les filtres obligatoires, si vous sélectionnez plus d'éléments que le maximum autorisé, vous êtes limité à une plage de dates. Pour plus de détails, voir la section sur les limitations plus loin dans l'article.

Une fois que vous avez sélectionné toutes les informations que vous souhaitez inclure dans votre export personnalisé, passez à la page suivante pour définir l'aspect visuel de votre export.

 

Définir l'apparence visuel de votre export

 

Vous pouvez ici choisir les onglets et les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans votre export.

Les colonnes sont regroupées dans chaque onglet, en fonction de leur domaine, et correspondent aux filtres proposés à la page précédente. Il existe deux structures d'export :

  1. Le premier onglet est l'onglet principal, et tous les onglets suivants sont des détails supplémentaires de l'onglet principal.

  2. Les onglets ne sont que vaguement liés, comme les inscriptions validées et les inscriptions en attente, et les filtres s'appliquent à tous ces onglets.

En fonction du type d'export choisi, certains types de champs personnalisés pourront être inclus dans l'export. Veuillez noter que les colonnes et les onglets permettant de formater les données diffèrent d'un export à l'autre et sont déterminés par le type d'export que vous avez choisi de générer.

Lorsque vous avez fini de configurer tous les paramètres de votre export, vous pouvez sélectionner l'option Aperçu en bas de la page, pour voir comment votre rapport apparaîtra et vérifier qu'il est à votre goût. Après avoir vérifié l'aperçu, vous pouvez revenir aux paramètres d'export configurés pour en modifier certains si nécessaire.

 

L'aperçu ne montre que le formatage de l'export personnalisé tel qu'il sera vu par la personne qui le recevra, afin de vous permettre d'avoir plus de granularité et de vous assurer de le formater de la manière que vous préférez. Cependant, il ne comprend pas un aperçu complet des données qu'il contiendra ultérieurement, les données affichées n'étant que des échantillons. L'aperçu peut ne pas renvoyer les données réelles si le chargement prend trop de temps, en raison d'une grande quantité de données par exemple, auquel cas une représentation des données sera affichée.

 

Une fois que la présentation visuelle vous convient, vous pouvez cliquer sur Créer en bas de la page, où vous pourrez enregistrer tous les paramètres que vous avez configurés pour votre export personnalisé, et décider si vous souhaitez également l'exporter immédiatement ou simplement l'enregistrer.

 

Si vous décidez de générer un export manuellement à un moment donné, le temps de réception moyen est de 10 à 15 minutes selon la taille de l'export, en raison de la quantité de données qu'il contient.

 

Inscrire des utilisateurs à l'export et définir une fréquence en tant que créateur de l'export

Une fois que vous avez configuré votre export personnalisé avec toutes les informations que vous souhaitez y voir figurer, vous pouvez configurer des abonnements et planifier l'envoi automatique de l'export par email à une certaine fréquence.

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil des exports personnalisés, choisissez l'export pour laquelle vous souhaitez modifier les abonnements ou la fréquence, et sur la ligne de l'export, dans la section Actions, cliquez sur la roue dentée.

Ici, vous pouvez configurer vos abonnements et créer votre planification.

Pour commencer, cliquez sur le bouton Abonner les utilisateurs, ce qui ouvrira une fenêtre modale à deux onglets qui vous permettra d'abord de définir les destinataires de l'export, puis de définir la fréquence à laquelle ils doivent la recevoir.

 

Dans l'onglet Utilisateurs à abonner, vous pouvez filtrer les utilisateurs par nom ou par groupe et, à l'aide de la barre de recherche, trouver facilement les quelques utilisateurs que vous recherchez.

 

Pour limiter la charge sur la base de données lors de la génération de l'export et offrir de meilleures performances, nous avons limité les abonnements pour les groupes à moins de 1000 utilisateurs.

 

Si vous activez l'option Liste des noms d'utilisateur, vous pouvez également dresser la liste des noms d'utilisateur à enregistrer dans la section de gauche, un par ligne. La liste des noms d'utilisateur peut être copiée à partir d'un fichier (par exemple Excel) et collée dans l'encart de gauche.

 

Un lien pour télécharger l'export sera inclus dans l'e-mail envoyé à tous les utilisateurs que vous avez inscrits. En envoyant un lien plutôt qu'une pièce jointe, vos utilisateurs n'auront pas de problèmes liés au téléchargement de fichiers volumineux. Il n'est pas nécessaire de s'inquiéter pour télécharger l'exportation rapidement après l'avoir reçue, le lien n'expire jamais. L'export est traduite dans la langue préférée de l'utilisateur, telle qu'elle a été définie dans les préférences de son compte personnel. Pour plus de détails sur la définition du compte linguistique de l'utilisateur, vous pouvez consulter cet article dédié.

 

Une fois que vous êtes satisfait de la liste des utilisateurs abonnés, vous pouvez cliquer sur Suivant.

Maintenant que vous avez défini vos destinataires, vous pouvez sélectionner la fréquence en allant sur l'onglet Sélectionner la fréquence. Vous aurez alors la possibilité de sélectionner une fréquence hebdomadaire ou mensuelle et, en fonction de ce choix, un jour de la semaine ou un numéro de jour dans le mois.

Une fois la cadence et le jour sélectionnés, vous pourrez choisir une période via un sélecteur de date, avec une date de début et une date de fin d'abonnement. Notez que la date de fin d'abonnement n'est pas obligatoire, ce qui signifie que si vous ne sélectionnez pas de date de fin, le programme d'abonnement se déroulera indéfiniment selon la cadence et le jour précédemment sélectionnés.

 

La génération des données d'export pour les abonnements sont exécutées 24 heures à l'avance, afin d'éviter un retard trop important dans la programmation des abonnements si la file d'attente des abonnements aux exports à générer est pleine. Ainsi, si la date de début de l'abonnement est la même que la première date d'échéance prévue pour l'export, l'export arrivera avec un certain retard en raison de ce tampon de 24 heures.

 

Une bonne pratique consisterait à créer des exports et des abonnements différents en fonction des rôles et des autorisations (par exemple, des exports différents pour les concepteurs ayant des autorisations différentes, le même rapport pour les managers de groupes partageant les mêmes autorisations). Cela permettra aux utilisateurs de ne voir que les résultats spécifiques aux cours, aux utilisateurs, aux catalogues et aux lieux qui leur ont été attribués et qu'ils ont le droit de voir - sinon, il pourrait sembler qu'il manque des données dans l'export, ce qui est dû aux limitations des autorisations.

 

Remarques complémentaires sur les abonnements et la programmation des exportations

  • L'abonnement et la planification des exports ne sont disponibles que pour les administrateurs, les concepteurs et les managers de groupe.
  • Lorsqu'un export programmé est déclenché, le rapport contient les dernières données disponibles.
  • La planification des exports sont basés sur la visibilité et les autorisations actuelles de l'utilisateur (administrateur, concepteur ou manager de groupe) qui a créé le rapport et qui en est le propriétaire. Si les autorisations du propriétaire du rapport changent et que le propriétaire n'a plus les autorisations nécessaires pour planifier l'export - par exemple, l'administrateur qui a créé le rapport a été supprimé ou son niveau d'utilisateur est passé d'administrateur à utilisateur normal - le processus de planification ne peut pas être exécuté. Dans ce cas, nous vous suggérons de dupliquer l'export, afin que vous en deveniez le propriétaire et que vous puissiez toujours la planifier.
  • Toutes les exports auto-souscrits par des utilisateurs auxquels le créateur a donné des permissions de visualisation de l'export apparaîtront également sur la page de gestion des abonnements, et leur abonnement pourra être géré par les administrateurs et le créateur de l'export, ce qui annulera toute modification apportée par l'utilisateur lui-même.

 

Abonnements en libre-service pour les utilisateurs ayant des permissions de visualisations

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Si un administrateur vous a donné des permissions de visualisation sur un export, cela signifie que vous serez en mesure de gérer vous-même vos abonnements. Pour ce faire, procédez comme suit:

  1. Naviguez vers la page d'accueil Exports personnalisés, vous y verrez la liste de toutes les exportations sur lesquelles vous avez obtenu des droits de visibilité.
  2. Choisissez dans la liste l'exports celui auquel vous souhaitez vous abonner.
  3. Cliquez sur le menu kebab au bout de la ligne et sélectionnez souscrire.
  4. Une fenêtre modale apparaît alors, dans laquelle vous avez la possibilité de sélectionner une fréquence hebdomadaire ou mensuelle et, en fonction de ce choix, un jour de la semaine ou un numéro de jour dans le mois.
  5. Une fois que vous êtes satisfait de votre choix, cliquez sur sauver.

Une fois que vous avez souscrit à l'export, vous verrez qu'une icône avec un personnage et une coche est apparue sur la ligne. Cela vous permettra, en un coup d'œil sur la page d'accueil Exports personnalisés, de voir à quels exports vous êtes abonné.

Si vous souhaitez par la suite modifier la fréquence choisie, vous pouvez facilement le faire vous-même en cliquant sur l'icône avec un personnage et une coche, et la fenêtre modale apparaîtra où vous aurez la possibilité de modifier la fréquence.

 

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Et si vous voulez vous désabonner, dans le même menu kebab où vous avez initialement cliqué sur souscrire, vous avez maintenant la possibilité de cliquer sur désabonner.

Exporter votre export personnalisé

Vous pouvez également exporter ponctuellement votre rapport en Excel, si vous en avez besoin. Vous pouvez le faire :

  • À partir de la page principale des exports personnalisés, recherchez l'exportation que vous souhaitez exporter dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur les trois points à la fin de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'élément Exporter.

 

L'exportation ne prend généralement que quelques minutes. Lorsque vous lancez l'export, le processus s'exécute en arrière-plan à l'aide d'une tâche d'arrière-plan, de sorte que vous pouvez continuer à utiliser votre plateforme et votre appareil sans aucune restriction pendant le processus d'exportation. Lorsque la tâche d'arrière-plan se termine, vous en êtes informé par courriel et une notification s'affiche dans la zone de notification de la bannière supérieure, accessible en cliquant sur l'icône de la cloche.

 

Limitations

Afin de permettre des performances optimales pour vos exportations, la plage de dates est limitée à un intervalle d'un an :

  • plus de 5 formations sont sélectionnées
  • au moins 1 catégorie est sélectionnée
  • au moins 1 parcours de formation est sélectionné

Cela signifie que si les utilisateurs sélectionnent 20 formations (ou 1 catégorie, ou 1 parcours) pour l'export des inscriptions aux formations, ils verront une nouvelle condition obligatoire sur la date d'inscription, où ils devront définir les dates (1 an maximum) sur lesquelles l'export doit être effectué.

La longueur maximale d'un fichier .xls est de 1 million de lignes, chaque champ est limité à une longueur maximale de 32670 caractères, donc les champs qui affichent des listes de groupes ou des listes de parcours de formation peuvent être tronqués à cette valeur.

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