Pré-requis Accès administrateur sur Rise Up (seuls les utilisateurs avec des droits admin peuvent configurer les classes virtuelles).
Vous pourriez également avoir besoin du support de votre équipe IT (Microsoft Entra ID / Azure AD) pour les politiques de consentement et la reconnaissance des comptes dans l’annuaire.
Aperçu
Les paramètres de classe virtuelle permettent aux administrateurs de configurer la création et la gestion des sessions en ligne en direct via Microsoft Teams. La configuration porte notamment sur :
- Définir qui peut présenter ou modérer les sessions
- Contrôler les permissions de l’organisateur et des co-organisateurs
- Gérer l’accès des participants et le suivi de présence
- Envoyer automatiquement des invitations calendrier aux apprenants
Le fonctionnement est simple :
- Activer les paramètres de classe virtuelle et définir les rôles
- Créer les sessions directement lors de la création d’une formation ou depuis la gestion des sessions
- Configurer le consentement et les invitations calendrier pour une expérience fluide pour les apprenants
Cela permet de structurer la diffusion des formations en live tout en gardant un contrôle complet sur la gouvernance et les accès.
Avantages clés :
- Configuration centralisée des sessions — les permissions de présentation, le suivi de présence et le comportement des réunions sont définis au même endroit.
- Création simplifiée des réunions — les sessions virtuelles sont générées automatiquement lors de la création des sessions de formation.
- Accès contrôlé et gouvernance — les rôles d’organisateur et les options de co-organisateur permettent de maintenir une animation structurée.
- Expérience calendrier intégrée — les apprenants reçoivent des invitations calendrier prêtes à l’emploi pour limiter les sessions manquées.
I — Configurer les paramètres de la classe virtuelle
Avant de créer une classe virtuelle, veuillez contacter le support Rise Up afin d’obtenir le code confidentiel à 4 chiffres nécessaire pour activer l’option Microsoft Teams si c’est la première fois que vous configurez cette fonctionnalité. Une fois ce code reçu, saisissez-le dans les paramètres Salles physiques et virtuelles afin de finaliser la configuration.
- Accédez à : Paramètres > Classes physiques et virtuelles > Classe virtuelle (configuration Teams)
Rôles et permissions
Lors de l’activation, sélectionnez qui peut être présentateur dans les sessions virtuelles :
- Tous les membres de l’organisation
- Tout le monde
- Animateurs
- Seulement l’animateur
Cette configuration détermine comment les droits de présentation sont attribués automatiquement lors de la création d’une session.
Bon à savoir
L’option Animateurs correspond à un rôle spécifique de la plateforme, associé aux permissions de Présentateur dans Teams. Lorsque cette option est sélectionnée, seuls les utilisateurs définis comme animateurs dans la session obtiennent les droits de présentation pendant la réunion.
Référence Microsoft :
Rôles dans les réunions Microsoft Teams
Avertissement de planification — Animateurs en tant que présentateurs
Lors de la planification d’une session, un message d’avertissement peut apparaître :
“Pour que les animateurs apparaissent comme présentateurs dans Teams, le paramètre des sessions Teams doit être réglé sur Animateurs et leurs comptes doivent être liés au répertoire Azure.”
Cet avertissement indique que :
- La configuration des présentateurs doit être définie sur Animateurs dans les paramètres de la plateforme.
- Les comptes des animateurs doivent être reconnus dans l’annuaire Microsoft Azure.
Note de configuration IT
Les permissions de présentateur dépendent de l’annuaire Microsoft. Si un compte animateur n’est pas lié / reconnu dans Azure, les droits de présentation ne peuvent pas être attribués automatiquement.
Conseil d’administration
Si les animateurs n’obtiennent pas les droits de présentateur, vérifiez à la fois la configuration des présentateurs et la reconnaissance du compte dans Azure.
Bon à savoir
Dans Microsoft Teams, les rôles (organisateur, co-organisateur, présentateur, participant) définissent les actions possibles pendant la session. N’hésitez pas à consulter la documentation Teams : Rôles et Permissions dans les réunions Microsoft Teams
Conseil d’administration
Limiter les permissions de présentateur aux Animateurs permet de mieux contrôler la modération et le déroulé de la session.
Option co-organisateur
Vous pouvez activer ou désactiver :
Autoriser l’ajout de co-organisateurs pour les classes virtuelles
- Activé → les animateurs ou organisateurs peuvent ajouter des co-organisateurs.
- Désactivé → seul l’organisateur gère la réunion.
Bon à savoir
Les co-organisateurs peuvent gérer les participants et ajuster certaines options de réunion pendant la session.
Référence :
Ajouter des co-organisateurs à une réunion dans Microsoft Teams
Suivi automatique de présence et enregistrement du temps (optionnel)
Vous pouvez activer :
✔ Suivi automatique de présence et enregistrement du temps
Lorsque cette option est activée, la participation est suivie automatiquement en fonction de l’activité dans la réunion.
Conseil d’administration : cette option est utile lorsque la validation de présence ou le reporting est nécessaire.
II — Ajouter une classe virtuelle
Une classe virtuelle peut être créée :
- Lors de la création d’une formation
- Depuis la gestion des sessions
Sélectionnez Virtuel comme type de session pour générer la réunion.
Fenêtre de consentement
Lors de la première connexion à Microsoft Teams, une fenêtre d’autorisation peut apparaître.
Vous pourriez voir SQUARANCE indiqué comme créateur de l’application.
Bon à savoir
SQUARANCE est l’entité légale derrière la plateforme. Voir ce nom lors de l’autorisation est un comportement attendu.
La demande de consentement permet au système de créer et gérer des réunions Teams en votre nom.
Vue d’ensemble du consentement utilisateur et administrateur
Consentement administrateur (optionnel)
Si le consentement individuel est restreint, un administrateur peut approuver l’accès pour l’ensemble de l’organisation via :
https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=e679bfbd-09c4-4689-bde4-56bd898dffea
Note de configuration IT
Certaines organisations désactivent le consentement utilisateur au niveau du tenant. Dans ce cas, un administrateur doit valider l’intégration globalement avant de pouvoir utiliser les classes virtuelles.
Conseil d’administration
Accorder le consentement administrateur une fois évite que la fenêtre d’autorisation apparaisse pour chaque utilisateur.
Référence complémentaire :
Accorder et gérer le consentement aux autorisations d’application Teams
Accès à la session — côté Admin
Accès à la session — côté apprenant
Une fois créée, la classe virtuelle apparaît directement dans la vue d’apprentissage de la formation.
Bon à savoir
La réunion est accessible depuis l’interface de formation et n’est pas créée via des événements Outlook.
III — Gérer les invitations et notifications
Les invitations de classe virtuelle s’appuient sur le template MAIL 31, qui définit la façon dont les apprenants reçoivent les informations de session par email. Certains emails de notification incluent un fichier ICS, qui est un format standard d’invitation calendrier.
Lorsque les apprenants ouvrent ce fichier, il crée une entrée de réunion prête à l’emploi dans des outils comme Outlook, Google Calendar ou Apple Calendar. Cela leur permet d’enregistrer la session dans leur agenda et de recevoir des rappels automatiques via leur application calendrier.
Lorsqu’un apprenant s’inscrit à une classe virtuelle, un fichier ICS peut être ajouté automatiquement à l’email de notification. Cela facilite pour les participants :
- Ajouter la session à leur calendrier
- Recevoir des rappels avant le début de la session
Conseil d’administration : les invitations calendrier aident à réduire les absences en synchronisant les classes virtuelles avec les agendas existants des utilisateurs.
Activer les pièces jointes calendrier
Pour inclure les invitations calendrier dans les emails :
- ✔ Activer Ajouter un fichier ICS en pièce jointe
Ces options garantissent que les apprenants reçoivent les informations de session dans un format immédiatement exploitable.
Notes complémentaires
Bon à savoir
L’accès à la réunion peut dépendre du compte Microsoft utilisé pour rejoindre la session. Utiliser une autre adresse que celle attendue peut empêcher l’accès.
Note de configuration IT
Si les invitations ne sont pas reçues, vérifiez que l’adresse d’expédition est correctement configurée et que votre organisation autorise les pièces jointes ICS via ses politiques de sécurité email.
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Problème : Les animateurs n’obtiennent pas les droits de présentateur dans Teams.
Solution : Vérifiez que la configuration des présentateurs est définie sur Animateurs et assurez-vous que les comptes animateurs sont reconnus dans l’annuaire Microsoft Azure.
Problème : Les utilisateurs ne peuvent pas valider la fenêtre de consentement.
Solution : Votre organisation peut désactiver le consentement utilisateur au niveau du tenant. Demandez à un administrateur d’accorder le consentement administrateur pour toute l’organisation via l’URL Microsoft dédiée indiquée dans cet article.
Problème : Les apprenants ne reçoivent pas les invitations calendrier (ICS).
Solution : Vérifiez que MAIL 31 est configuré comme attendu, que l’adresse d’envoi est correctement définie et que vos politiques de sécurité email autorisent les pièces jointes ICS. -
Où les apprenants accèdent-ils à la réunion ?
- Depuis la vue d’apprentissage de la formation. La réunion est accessible depuis l’interface de formation et n’est pas créée via des événements Outlook.
Pourquoi “SQUARANCE” apparaît-il comme créateur de l’application ?
- SQUARANCE est l’entité légale derrière la plateforme. Voir ce nom lors de l’autorisation est un comportement attendu.
À quoi sert le fichier ICS ?
- ICS est un format standard d’invitation calendrier. L’ouvrir crée une entrée de réunion dans Outlook, Google Calendar ou Apple Calendar afin que les apprenants puissent enregistrer la session et recevoir des rappels. - Pour plus d’aide, soumettre une demande :
Demande au support Rise Up
Références Microsoft :
Rôles dans les réunions Microsoft Teams
Ajouter des co-organisateurs à une réunion dans Microsoft Teams
Vue d’ensemble du consentement utilisateur et administrateur
Accorder et gérer le consentement aux autorisations d’application Teams