La configuration du workflow d'approbation nécessite un accès administrateur. Accédez à Paramètres > Approbations et corrections.
Disponibilité selon le plan : la section du périmètre Partenaire n'est pas disponible pour les clients Rise Up Essential.
Aucune action requise pour les workflows existants : les configurations de validation à une seule étape existantes restent inchangées. Cette mise à jour ajoute uniquement la possibilité d'étendre vers une double validation.
Le workflow d'approbation pour l'inscription à la formation étend la configuration de validation existante avec un traitement facultatif en plusieurs étapes. Les administrateurs peuvent exiger un ou deux approbateurs distincts pour les demandes d'inscription à une formation, séparément pour les périmètres Interne et Partenaire.
Le même mécanisme multi-étapes est également configurable pour la publication de formation et la correction d'examen dans Paramètres > Approbations et corrections, chacun disposant de son propre ensemble indépendant de rôles ou d'utilisateurs responsables. Cet article se concentre sur l'inscription à la formation.
Cas d'usage clé : les organisations où l'inscription à une formation doit passer par un manager, puis par une équipe RH ou L&D avant d'être confirmée.
- Le demandeur ne peut pas valider sa propre demande à aucune étape.
- En double validation, l'utilisateur ayant approuvé l'Étape 1 ne peut pas également approuver l'Étape 2.
- Un rôle sélectionné pour une étape de validation est désactivé sur l'autre étape, afin qu'un même rôle ne puisse pas être assigné aux deux.
- Le même utilisateur ne peut pas valider la même inscription deux fois — par exemple, si un administrateur est également manager de groupe pour le même groupe, il n'agit qu'une seule fois sur une demande donnée.
- Les designers peuvent valider les inscriptions uniquement pour les formations sur lesquelles ils disposent de droits d'édition (configurés dans Paramètres > Permissions).
- Les managers de groupe valident les inscriptions uniquement pour les utilisateurs de leurs propres groupes, et uniquement pour les formations qu'ils sont autorisés à gérer (configuré dans les paramètres du groupe).
- Une fois qu'une demande est approuvée ou refusée, elle n'apparaît plus dans la file d'attente des autres validateurs.
- Si aucun utilisateur éligible n'existe pour une étape, les administrateurs internes reçoivent la demande en secours — ceci s'applique aussi bien à la validation simple qu'à la double validation.
- Si aucun destinataire ne subsiste, même après le repli sur l'administrateur, la demande est auto-validée afin de ne jamais rester bloquée définitivement.
- Au moins un rôle ou utilisateur responsable doit être sélectionné par étape — la configuration ne peut pas être enregistrée si ce champ est laissé vide.
- Les notifications par e-mail sont envoyées uniquement aux destinataires configurés pour l'étape concernée.
I — Configurer le workflow de validation
Le workflow est configuré séparément pour chaque périmètre. Les deux suivent le même parcours de configuration.
- Accédez à Paramètres > Approbations et corrections.
- Sélectionnez le périmètre à configurer : Interne ou Partenaire.
- Choisissez le nombre d'étapes de validation : Validation simple (un approbateur) ou Double validation (deux approbateurs distincts, en séquence).
- Pour chaque étape active, assignez les rôles ou fonctions éligibles responsables de la validation ; les utilisateurs ne disposant pas du rôle requis ne peuvent pas être sélectionnés. Au moins un rôle ou utilisateur responsable doit être défini par étape, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.
- Enregistrez la configuration.
II — Fonctionnement de la double validation (avant traitement TMS)
Ces étapes de validation se déroulent avant tout traitement externe effectué via des connecteurs intégrés tels qu'un TMS. Lorsque la double validation est activée, une demande d'inscription suit un processus d'approbation séquentiel en deux étapes.
Une notification est envoyée à tous les utilisateurs correspondant aux rôles éligibles pour l'Étape 1. Le premier utilisateur à agir (approuver ou refuser) finalise l'Étape 1. La demande est retirée de la file d'attente des autres validateurs de l'Étape 1.
Une notification est envoyée aux utilisateurs correspondant aux rôles éligibles pour l'Étape 2. L'utilisateur ayant approuvé l'Étape 1 est exclu — cela s'applique également si la même personne détient à la fois un rôle d'administrateur et de manager de groupe pour la demande, puisqu'une même personne ne peut valider la même demande qu'une seule fois. Le premier utilisateur éligible à agir finalise le workflow.
III — Notifications par e-mail et destinataires dynamiques
Les modèles d'e-mail s'adaptent dynamiquement au workflow configuré. Seuls les utilisateurs assignés à l'étape concernée reçoivent des notifications et peuvent agir sur une demande.
| Modèle d'e-mail | Déclencheur | Destinataires |
|---|---|---|
| #145 — Demande d'inscription à la formation | Un apprenant demande une inscription à une formation | Les utilisateurs disposant du rôle éligible pour l'Étape 1 (ou l'Étape 2 après approbation de l'Étape 1) |
Les destinataires sont générés dynamiquement en fonction du workflow configuré — seuls les utilisateurs configurés peuvent valider via l'e-mail, qu'ils aient été assignés par rôle ou sélectionnés individuellement en tant qu'utilisateurs spécifiques.
Chaque action de validation est enregistrée dans l'Historique des événements de la plateforme, fournissant une piste d'audit complète du workflow.
Accédez à Administration > Historique des événements, puis filtrez sur :
- Confirmer l'inscription à la formation
- Refuser l'inscription à la formation
Chaque événement enregistre :
| Champ | Description |
|---|---|
| Validateur | L'utilisateur ayant effectué l'action de validation |
| Étape de validation | Par exemple, a approuvé la première étape de l'inscription à la formation |
| Apprenant | L'apprenant concerné par la demande |
| Formation | La formation concernée par la demande |
| Date et heure | Le moment où l'action a été effectuée |
| Appareil | L'appareil utilisé pour effectuer l'action |
Cela facilite l'audit des demandes de validation et la consultation de l'historique des décisions d'inscription.
Référence de configuration des périmètres
| Périmètre | Disponibilité | Emplacement de configuration |
|---|---|---|
| Interne | Tous les plans | Paramètres > Validations et corrections > Interne |
| Partenaire | Non disponible sur Rise Up Essential | Paramètres > Validations et corrections > Partenaire |
FAQ & Dépannage
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Problème : les validateurs ne reçoivent pas de notifications par e-mail pour les demandes d'inscription.
Solution : vérifiez que les rôles corrects sont assignés à chaque étape de validation dans Paramètres > Approbations et corrections. Seuls les utilisateurs disposant des rôles éligibles configurés reçoivent les notifications. Vérifiez également que le modèle d'e-mail #145 est actif dans la configuration des e-mails de votre plateforme.
Problème : une demande est bloquée et personne n'a reçu de notification de validation.
Solution : les administrateurs de la plateforme peuvent consulter les demandes de validation en attente et intervenir pour débloquer la situation si nécessaire. Vérifiez qu'au moins un utilisateur dispose du rôle éligible pour chaque étape de validation configurée afin de garantir un acheminement correct des demandes.
Problème : la section du périmètre Partenaire n'est pas visible dans Paramètres > Validations et corrections.
Solution : la configuration du périmètre Partenaire n'est pas disponible sur le plan Rise Up Essential. Contactez votre account manager si votre organisation a besoin de la validation du périmètre Partenaire.
Problème : un designer ou un manager de groupe censé valider une demande ne la voit pas dans sa file d'attente.
Solution : les designers ne peuvent valider que les inscriptions aux formations sur lesquelles ils disposent de droits d'édition (Paramètres > Permissions). Les managers de groupe ne peuvent valider que les inscriptions des utilisateurs de leurs propres groupes et pour les formations qu'ils sont autorisés à gérer dans les paramètres du groupe. Vérifiez que ces périmètres correspondent bien à la demande attendue.
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Nous utilisons actuellement la validation simple. Devons-nous reconfigurer quelque chose ?
— Non. Les configurations de validation à une seule étape existantes restent inchangées. Cette mise à jour ajoute uniquement la possibilité d'activer la double validation — votre configuration actuelle continue de fonctionner sans modification.
Puis-je assigner des rôles différents à l'Étape 1 et à l'Étape 2 ?
— Oui. Chaque étape dispose de sa propre assignation de rôle/fonction indépendante. Vous pouvez par exemple configurer les managers comme validateurs de l'Étape 1 et les rôles RH comme validateurs de l'Étape 2. Un rôle assigné à une étape est automatiquement désactivé sur l'autre, afin qu'un même rôle ne puisse pas être sélectionné pour les deux.
Que se passe-t-il si un validateur refuse la demande à l'Étape 1 ?
— La demande est refusée et le workflow se termine. Elle ne passe pas à l'Étape 2. [Comportement de notification en cas de refus à confirmer avec l'équipe produit.]
Cette mise à jour affecte-t-elle les workflows de correction d'examen ?
— Le modèle d'e-mail #149 (correction d'examen) s'adapte également au workflow configuré. Seuls les utilisateurs assignés à l'étape de correction concernée reçoivent des notifications et peuvent agir sur les demandes.
Qu'advient-il des demandes en double validation en attente si nous revenons à la validation simple ?
— Elles sont automatiquement considérées comme validées. Une demande n'est jamais laissée en attente sur une étape de validation qui n'existe plus dans la configuration.
La même personne peut-elle valider une demande deux fois, par exemple si elle est à la fois administrateur et manager de groupe ?
— Non. Le même utilisateur ne peut pas valider la même demande d'inscription deux fois, quel que soit le nombre de rôles ou de positions de secours qu'il détient. -
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