RGPD: Conformité légale et paramètres de conformité

Prérequis

Un accès Administrateur est requis pour configurer les paramètres Légal et conformité, notamment le RGPD, la conservation des données, les Conditions d'utilisation et les Mentions légales.

L'accès Administrateur aux paramètres Légal et conformité permet :

D'approuver ou de refuser les demandes de suppression de données utilisateur
D'activer la conservation des données et de définir la durée de conservation
De publier et traduire les Conditions d'utilisation, et de téléverser les Mentions légales

Contactez votre Administrateur si votre rôle ne dispose pas des droits nécessaires pour réaliser une étape de cet article.

Présentation

Légal et conformité est l'espace où les administrateurs gèrent les obligations légales et de protection des données de la plateforme : traitement des demandes de suppression de données personnelles, désignation d'un Délégué à la protection des données (DPO), automatisation de la conservation des données, et publication des Conditions d'utilisation et des Mentions légales présentées aux utilisateurs.

La gestion de Légal et conformité suit ces grandes étapes :

1Traiter les demandes de suppression de données utilisateur en attente
2Désigner le DPO et, si besoin, activer la conservation automatisée des données
3Configurer les liens d'aide et de contact affichés dans le pied de page de la plateforme
4Publier les Conditions d'utilisation et gérer leurs traductions
5Téléverser et activer le document de Mentions légales

Certains de ces paramètres déclenchent des comportements automatiques de la plateforme — comme des suppressions programmées et des notifications par e-mail aux administrateurs — détaillés dans les sections concernées ci-dessous.

Éléments clés

Demande de suppression de données : une demande initiée par un utilisateur pour supprimer ses données personnelles, qui doit être approuvée ou refusée sous 30 jours.
DPO (Délégué à la protection des données) : le contact désigné responsable de la protection des données, affiché avec le lien vers la politique de confidentialité.
Durée de conservation des données : une règle appliquée à toute la plateforme qui programme automatiquement la suppression des données des utilisateurs inactifs.
Liens d'accessibilité du pied de page : liens facultatifs d'Aide et de Contact affichés dans le pied de page pour tous les utilisateurs.
Conditions d'utilisation : les conditions de la plateforme, traduisibles dans toutes les langues actives de la plateforme.
Mentions légales : un document téléversé mis à disposition des utilisateurs, distinct des Conditions d'utilisation.

Ce qui change — version d'octobre 2026

Les évolutions suivantes de la suppression automatisée des comptes sont prévues pour la version d'octobre 2026. Cet article décrit déjà le nouveau fonctionnement dans les sections ci-dessous ; tout ce qui n'est pas signalé comme nouveau reste inchangé par rapport à la documentation précédente.

Couverture complète du périmètre : le sélecteur de périmètre de conservation (Utilisateurs activés / Utilisateurs suspendus / Les deux) couvrira entièrement les statuts sélectionnés — y compris les comptes suspendus, qui aujourd'hui ne sont pas couverts de manière fiable même lorsqu'ils sont cochés (Section III).
Configurations existantes inchangées : tant qu'un administrateur ne le modifie pas, le périmètre reste limité aux Utilisateurs activés, valeur par défaut actuelle.
Nouvelle vue « Utilisateurs dont la suppression est programmée » : les administrateurs disposent d'une liste directe et exportable des comptes à supprimer dans le mois suivant, avec identifiant, statut et date programmée, depuis le même écran RGPD (Section III).
Les apprenants sont prévenus à l'avance : avant la suppression d'un compte pour inactivité, l'apprenant est averti à temps pour l'éviter — par exemple en se reconnectant (Section VII). Cela remplace le fonctionnement actuel, où aucun avertissement préalable n'est envoyé dans le processus automatique.
Suppression signifie anonymisation : les comptes supprimés sont anonymisés plutôt que définitivement effacés — ils n'apparaissent plus nulle part sur la plateforme, et aucune donnée personnelle n'est conservée ensuite, y compris dans l'historique des événements et les journaux (Sections II et VII).
Les suppressions programmées s'exécutent à heure fixe : le traitement a lieu à la date programmée, à 3 h 00 UTC (Section III).

IAccéder aux paramètres IISuppression des données IIIRGPD & conservation IVLiens d'accessibilité VConditions d'utilisation VIMentions légales VIINotifications

I — Accéder aux paramètres Légal et conformité

Accès : Paramètres > Légal et conformité.

La page s'ouvre sur cinq sections repliables :

Suppression des données utilisateur — demandes de suppression des données personnelles en attente et programmées.
RGPD — coordonnées du DPO et conservation automatisée des données.
Accessibilité — liens d'Aide et de Contact affichés dans le pied de page.
Conditions d'utilisation — les Conditions d'utilisation de la plateforme et leurs traductions.
Mentions légales — un document légal téléversé.

Résultat : Cliquer sur l'en-tête d'une section la déplie. Il suffit d'ouvrir une seule section à la fois pour effectuer et enregistrer des modifications.

II — Gérer les demandes de suppression de données utilisateur

Accès : Légal et conformité > Suppression des données utilisateur > Gérer.

Dans l'onglet Demandes de suppression en attente, consultez chaque ligne : utilisateur, identifiant, rôle et date de la demande.
Utilisez le champ Rechercher, ou les filtres Rôle, Périmètre et Date de la demande, pour affiner la liste.
Approuvez ou refusez une demande avec les icônes coche ou croix de la colonne Actions, ou traitez toutes les demandes affichées en une fois avec APPROUVER TOUTES LES DEMANDES ou REFUSER TOUTES LES DEMANDES.

Résultat : Approuver une demande anonymise les données personnelles de l'utilisateur — le compte n'apparaît plus nulle part sur la plateforme, et aucune donnée personnelle n'est conservée ensuite, y compris dans l'historique des événements et les journaux. Refuser une demande la retire de la file d'attente sans supprimer aucune donnée. L'onglet Suppression programmée liste séparément les utilisateurs dont la suppression automatique est prévue par la règle de conservation (Section III).

Délai de conformité de 30 jours

Les demandes de suppression en attente doivent être traitées sous 30 jours pour respecter les obligations du RGPD. La plateforme n'approuve pas automatiquement les demandes passé ce délai — le traitement reste une action manuelle de l'administrateur.

L'anonymisation est définitive — aucune réactivation possible

Qu'elle soit déclenchée manuellement ou automatiquement (Section III), une demande de suppression approuvée entraîne une anonymisation définitive. Il n'existe aucun mécanisme de réactivation : si un utilisateur se reconnecte après que sa date limite de conservation est dépassée, son compte n'est pas restauré.

III — Configurer le RGPD et la conservation des données

Accès : Légal et conformité > RGPD.

Saisissez le Nom du DPO et l'E-mail du DPO de la personne responsable de la protection des données.
Si besoin, collez un Lien vers la politique de confidentialité.
Cochez Activer la durée de conservation des données pour activer la programmation automatique des suppressions.
Sélectionnez une Durée de conservation des données : Un mois, 1 an, 2 ans, 5 ans ou Personnalisée.
Sous Utilisateurs concernés, cochez Utilisateurs activés et/ou Utilisateurs suspendus. À partir d'octobre 2026, ce sélecteur de périmètre couvre entièrement les statuts cochés. Les configurations existantes sont par défaut, et restent, limitées aux Utilisateurs activés jusqu'à ce qu'un administrateur les modifie.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : 30 jours avant la date de suppression calculée d'un utilisateur, celui-ci apparaît sur la page Suppression des données utilisateur, dans l'onglet Suppression programmée (Section II).

Calcul de la date de conservation

Le décompte se base sur la date de dernière connexion pour les utilisateurs activés, et sur la date de suspension pour les utilisateurs suspendus. Un utilisateur qui continue de se connecter n'atteint jamais le seuil de conservation, car chaque connexion réinitialise le décompte.

Fonctionnement détaillé de la tâche nocturne

Une fois l'option activée, une tâche planifiée s'exécute chaque nuit. Pour chaque organisation ayant activé ce paramètre, elle sélectionne tous les utilisateurs dont la date de dernière connexion (le champ lastLoginDate) est antérieure à la date limite configurée, et crée une demande de suppression de données pour chacun d'eux. Ces demandes alimentent ensuite la même file Suppression des données utilisateur que les demandes soumises manuellement (Section II). La sélection repose uniquement sur lastLoginDate — aucun autre champ n'est pris en compte. Une fois programmé, le traitement s'exécute à la date prévue, à 3 h 00 UTC.

Les comptes sans date de connexion ne sont jamais pris en compte

Les comptes sans date de dernière connexion enregistrée — par exemple, des comptes historiques importés depuis un précédent LMS, ou des utilisateurs qui ne se sont jamais connectés — ne sont pas inclus dans le processus automatique. La règle de sélection est date de dernière connexion ≤ date limite, et une valeur null ne remplit jamais cette condition. Il n'existe aucune règle de repli sur la date de création du compte ni sur un autre champ : ces comptes sont donc systématiquement exclus.

C'est le principal point de vigilance RGPD : comme le mécanisme repose exclusivement sur la date de dernière connexion, les comptes qui ne se sont jamais connectés ne sont pas couverts par la suppression automatique et resteront indéfiniment en base de données. Le respect du principe de limitation de la conservation pour cette population n'est pas garanti par cette fonctionnalité — il nécessite un processus de purge manuelle distinct. Nous recommandons d'identifier cette population de comptes inactifs ou jamais connectés et de définir une procédure dédiée en parallèle de l'activation de la conservation automatisée.

IV — Configurer les liens d'accessibilité du pied de page

Accès : Légal et conformité > Accessibilité.

Cochez Activer le lien d'aide dans le pied de page pour afficher un lien d'Aide pointant vers votre centre d'aide interne.
Saisissez l'URL de destination dans Lien vers la page d'aide.
Cochez Activer le lien de contact dans le pied de page pour afficher un lien de Contact.
Saisissez l'adresse qui recevra les e-mails de contact dans E-mail de contact.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : Les liens activés apparaissent dans le pied de page pour tous les utilisateurs de la plateforme. Le lien d'Aide ouvre l'URL indiquée ; le lien de Contact ouvre la messagerie de l'utilisateur avec l'e-mail de contact en destinataire, offrant ainsi un support de premier niveau.

V — Configurer les Conditions d'utilisation et leurs traductions

Publier les Conditions d'utilisation

Aucun modèle standard n'est fourni

La plateforme ne fournit pas de modèle standard de Conditions d'utilisation. Le contenu doit être rédigé et configuré par votre organisation, conformément à votre propre politique interne de protection des données.

Accès : Légal et conformité > Conditions d'utilisation.

Cochez Activer les conditions d'utilisation.
Sélectionnez la Langue source (la langue par défaut de la plateforme est présélectionnée).
Rédigez ou collez le contenu dans l'éditeur de texte enrichi Conditions d'utilisation.
Cliquez sur Enregistrer.

Traduire les Conditions d'utilisation

Cliquez sur Gérer les traductions.
Cliquez sur Ajouter une langue, choisissez une langue dans la fenêtre, puis cliquez sur Ajouter.
Ouvrez la langue nouvellement ajoutée pour saisir et enregistrer le texte traduit.

Résultat : Chaque langue ajoutée apparaît dans le tableau des traductions avec son propre statut d'Accessibilité et de Progression de la traduction. Les utilisateurs voient les Conditions d'utilisation dans la langue de leur plateforme dès que la traduction est terminée et enregistrée.

Affichage des Conditions d'utilisation pour les utilisateurs

Les Conditions d'utilisation sont présentées à l'utilisateur dans une fenêtre pop-up lors de sa première connexion. Si les Conditions d'utilisation sont activées alors que des utilisateurs ont déjà un compte, la pop-up s'affiche à la prochaine connexion de chaque utilisateur concerné.

VI — Ajouter un document de Mentions légales

Accès : Légal et conformité > Mentions légales.

Cochez Activer les mentions légales.
Sous Document de mentions légales, glissez-déposez votre fichier dans la zone de téléversement, ou cliquez dessus pour parcourir votre ordinateur.
Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : Le document téléversé devient les mentions légales actives de la plateforme. La taille maximale du fichier est de 500 Mo.

Un nouveau téléversement remplace le document précédent

Un nouveau téléversement remplace les mentions légales actives précédentes. Conservez une copie de l'ancien document en dehors de la plateforme si vous devez en garder une trace.

VII — Comprendre les notifications de suppression automatiques

Lorsqu'un utilisateur demande la suppression de ses propres données

Les administrateurs reçoivent un e-mail intitulé « Vous avez reçu une demande de suppression de compte sur votre plateforme », qui identifie l'utilisateur demandeur et renvoie directement vers la page Suppression des données utilisateur (Section II) afin de traiter la demande.

Récapitulatif mensuel des suppressions programmées

Si la conservation des données est activée (Section III), les administrateurs reçoivent également un e-mail récapitulatif mensuel listant les comptes dont la suppression automatique est programmée. Ce modèle est consultable depuis E-mails > Modifier les modèles d'e-mails, sous l'e-mail {userCount} programmé(s) pour suppression, où vous pouvez modifier l'Objet et le corps, insérer des variables comme {scheduledDeletionsUrl} et {userCount}, et vérifier les modifications avec TESTER LE MODÈLE avant de cliquer sur ENREGISTRER.

E-mail	(#232) {userCount} programmé(s) pour suppression
Déclencheur	Récapitulatif mensuel des suppressions à venir
Remarque	E-mail envoyé chaque mois aux administrateurs lorsque des comptes utilisateurs sont programmés pour suppression

Résultat : Ces deux notifications sont envoyées uniquement aux utilisateurs ayant le rôle Administrateurs — jamais à l'apprenant dont les données sont concernées.

Les apprenants sont prévenus à l'avance

Un apprenant reçoit un avertissement avant la suppression de son compte pour inactivité, à temps pour l'éviter — par exemple en se reconnectant. Ce fonctionnement est distinct du processus manuel, où une notification existe déjà lorsque l'apprenant initie lui-même sa demande de suppression.

Traçabilité après une suppression

Chaque compte supprimé génère exactement une entrée anonymisée dans l'historique des événements, sous la forme : « Un utilisateur a été supprimé après Y années d'inactivité. » Cette entrée ne contient aucun identifiant — aucun nom, identifiant ou autre donnée personnelle n'est conservé après la suppression, y compris dans l'historique des événements et les journaux.

FAQ & Dépannage

Problème : Le nombre de demandes de suppression en attente ne cesse d'augmenter.
Solution : Les demandes doivent être traitées manuellement sous 30 jours ; la plateforme ne les approuve pas automatiquement. Désignez un administrateur chargé de consulter régulièrement la page Suppression des données utilisateur, ou utilisez APPROUVER TOUTES LES DEMANDES / REFUSER TOUTES LES DEMANDES pour vider la file en une fois.

Problème : Des utilisateurs indiquent ne pas voir les Conditions d'utilisation dans leur langue.
Solution : Vérifiez dans Gérer les traductions que la langue a bien été ajoutée et que sa traduction est terminée et enregistrée. Une langue ajoutée sans traduction complète ne s'affiche pas pour les utilisateurs.

Problème : Le lien d'Aide ou de Contact du pied de page n'est pas visible pour les utilisateurs.
Solution : Vérifiez que la case correspondante (Activer le lien d'aide dans le pied de page ou Activer le lien de contact dans le pied de page) est cochée dans la section Accessibilité, et que vous avez cliqué sur Enregistrer après la modification.

Problème : Un utilisateur a été supprimé sans qu'un administrateur s'y attende.
Solution : Vérifiez si Activer la durée de conservation des données est activé dans la section RGPD. Si c'est le cas, la suppression a probablement été automatique, en fonction de la durée de conservation configurée et de l'inactivité de l'utilisateur.

Problème : Le document de Mentions légales ne se téléverse pas.
Solution : Le fichier dépasse la limite de 500 Mo. Compressez ou scindez le document, puis téléversez à nouveau un fichier sous la limite de taille.

Problème : Un lot de comptes historiques ou jamais connectés n'est pas pris en compte par la conservation automatique.
Solution : C'est le comportement attendu : la conservation automatique ne sélectionne que les comptes dont la date de dernière connexion enregistrée est antérieure à la date limite. Les comptes sans date de dernière connexion (par exemple, les imports historiques) ne sont jamais sélectionnés et ne bénéficient d'aucune règle de repli. Identifiez cette population séparément et traitez-la via une demande de suppression manuelle.
Peut-on récupérer les données d'un utilisateur après l'approbation d'une demande de suppression ?
— Non. Approuver une demande de suppression supprime et anonymise définitivement les données de l'utilisateur. En cas de doute, refusez plutôt la demande.

Peut-on définir des durées de conservation différentes selon les rôles utilisateur ?
— Une fois activée, la durée de conservation s'applique à toute la plateforme. Vous pouvez toutefois choisir si elle s'applique aux Utilisateurs activés, aux Utilisateurs suspendus, ou aux deux.

Qui reçoit l'e-mail récapitulatif mensuel des suppressions programmées ?
— Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateurs reçoivent cet e-mail.

Le document de Mentions légales est-il disponible en plusieurs langues ?
— Les Mentions légales sont un document unique téléversé. La gestion multilingue décrite en Section V s'applique uniquement au texte des Conditions d'utilisation.

Que se passe-t-il si l'on désactive la conservation des données alors que des suppressions sont déjà programmées ?
— Décocher Activer la durée de conservation des données puis enregistrer empêche la programmation de nouvelles suppressions. Vérifiez auprès de votre Administrateur si les suppressions déjà programmées sont également annulées, ce point n'ayant pas été couvert dans les paramètres examinés.

Si un utilisateur se reconnecte après sa date limite de conservation, son compte est-il restauré ?
— Non. Il n'existe aucun mécanisme de réactivation. Une fois traitée, la suppression est définitive, même si l'utilisateur tente de se connecter ensuite.

La plateforme fournit-elle un modèle standard de Conditions d'utilisation ?
— Non. Le contenu des Conditions d'utilisation doit être rédigé par votre organisation selon sa propre politique ; la plateforme fournit uniquement les outils d'activation, de modification et de traduction décrits en Section V.

L'apprenant est-il prévenu avant la suppression automatique de son compte par la règle de conservation ?
— Oui : l'apprenant reçoit un avertissement avant toute suppression automatique pour inactivité, à temps pour l'éviter (par exemple en se reconnectant). Une notification existe déjà lorsque l'apprenant initie lui-même la demande de suppression.

La suppression automatisée peut-elle s'appliquer aux comptes suspendus en plus des comptes activés ?
— Oui, le sélecteur de périmètre de la section RGPD couvre entièrement les statuts cochés — Utilisateurs activés, Utilisateurs suspendus, ou les deux. Les configurations existantes sont par défaut, et restent, limitées aux Utilisateurs activés jusqu'à ce qu'un administrateur les modifie.

Les comptes supprimés sont-ils entièrement effacés ou anonymisés ?
— Anonymisés. Le compte n'apparaît plus nulle part sur la plateforme, et aucune donnée personnelle n'est conservée ensuite, y compris dans l'historique des événements et les journaux. Chaque suppression génère une entrée anonymisée, sans identifiant, dans l'historique des événements.

Les administrateurs peuvent-ils refuser des demandes de suppression en masse, et pas seulement une par une ?
— Oui. Utilisez REFUSER TOUTES LES DEMANDES sur la page Suppression des données utilisateur pour refuser en une fois toutes les demandes en attente affichées, ou l'icône croix de la ligne pour refuser une seule demande (Section II).
Contacter le support

Base de connaissances Rise Up