Champs personnalisés : orienter les apprenants selon leurs réponses à l’inscription
Les champs personnalisés transforment quelques questions posées à l’inscription en profil apprenant. Les groupes intelligents lisent les réponses et envoient chaque apprenant vers la bonne formation, sans SIRH.
Champs personnalisés
À quoi servent les champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent de stocker sur la plateforme les informations dont votre organisation a besoin, au-delà du profil standard. Une fois renseignés, ils déterminent qui rejoint quel groupe intelligent et donc, via ces groupes, qui reçoit quelle formation.
Décrire
Ajoutez vos propres informations à un enregistrement. Chaque champ est associé à une ou plusieurs entités : Utilisateur, Formation, Groupe, Inscriptions aux formations ou Session.
Structurer
Choisissez un type pour chaque champ : Texte court, Liste déroulante, Liste de valeurs ou Date. Les champs se créent dans Paramètres > Général > Champs personnalisés.
Utiliser
Les valeurs alimentent les groupes intelligents, les e-mails, les certificats et documents, les filtres de liste, les exports, les imports, le SSO, le SCIM et les webhooks.
Cas d’usage 2 · Questionnaire d’inscription
Ce cas d’usage est-il fait pour vous ?
Dans ce cas d’usage, les champs personnalisés utilisateur (site, niveau, objectif) sont renseignés par les apprenants lorsqu’ils créent leur compte. Chaque réponse les place dans les bons groupes intelligents, sans flux RH ni inscription manuelle.
Comment ça marche
Chaque question devient un champ personnalisé de type liste déroulante ; chaque réponse devient un groupe intelligent qui porte la formation correspondante. Quelques questions bien choisies suffisent à piloter des dizaines de groupes.
- Site : un groupe local par site, avec ses actualités, ses sessions et son espace communautaire.
- Niveau auto-évalué : l’apprenant est orienté vers la formation de remise à niveau qui correspond à son niveau.
- Objectif : chaque objectif ouvre un parcours de formation dédié.
Ce dont vous avez besoin
- Les apprenants créent eux-mêmes leur compte (auto-inscription).
- Les formations ou parcours de formation correspondant à chaque réponse.
- Une liste de réponses courte et stable pour chaque question.
- Un accès Administrateur pour créer les champs personnalisés et gérer les règles intelligentes.
Exemple
Campus Horizon : des formations orientées par les réponses à l’inscription
Campus Horizon est un réseau de formation professionnelle de 12 campus. Les apprenants s’inscrivent eux-mêmes et répondent à quatre questions. Avec 12 campus, 3 niveaux en maths, 3 niveaux d’anglais et 3 objectifs, ces quatre champs pilotent 21 groupes intelligents.
Les champs
| Champ (Utilisateur) | Type | Réponses (options) | Utilisé pour |
|---|---|---|---|
| Campus | Liste déroulante | Lyon, Nantes, Lille, Rennes… (12) | Un groupe local par campus |
| Niveau en maths | Liste déroulante | Débutant · Intermédiaire · Avancé | La remise à niveau en maths adaptée |
| Niveau d’anglais | Liste déroulante | A1–A2 · B1–B2 · C1–C2 | Le parcours de formation d’anglais correspondant |
| Objectif | Liste déroulante | Diplôme · Montée en compétences · Découverte | Un parcours de formation dédié |
Les groupes intelligents
| Groupe intelligent | Règle intelligente | Formation associée |
|---|---|---|
| Campus – Nantes | Campus Égal Nantes | Actualités du campus, sessions locales |
| Remise à niveau maths – Débutant | Niveau en maths Égal Débutant | Les bases des mathématiques |
| Anglais B1–B2 | Niveau d’anglais Égal B1–B2 | Anglais professionnel |
| Filière diplômante – Lyon | Campus Égal Lyon ET Objectif Égal Diplôme | Parcours de formation « Préparation au diplôme » |
| Formations courtes | Objectif N’est pas égal Diplôme | Catalogue montée en compétences |
Campus Horizon, ses noms et ses chiffres constituent un exemple fictif.
Mise en place
De l’inscription à la bonne formation en 5 étapes
Concevoir
Rédiger les questions
Quelques questions à réponses fermées. Chaque réponse doit mener à un groupe ou une formation précise.
Créer
Créer les champs
Dans Paramètres > Général > Champs personnalisés, une liste déroulante par question, associée à Utilisateur.
Demander
Poser les questions à l’inscription
Dans la configuration du champ, sous Options de l’utilisateur, cochez Visible à l’inscription et Requis.
Construire
Un groupe intelligent par réponse
Créez un groupe par réponse, ajoutez une règle intelligente sur la valeur correspondante et associez la formation.
Réutiliser
Personnaliser les messages
Utilisez les variables {customfield_…} dans les e-mails ; affichez les champs sur les certificats et les feuilles d’émargement.
Résultat attendu
Chaque nouvel apprenant rejoint les bons groupes dès son inscription et reçoit la formation correspondante.
Dans la plateforme
Créer les questions d’inscription
Campus Horizon crée une liste déroulante par question, toutes associées à Utilisateur. Ici, la question Niveau en maths et ses trois réponses.
- Allez dans Paramètres > Général > Champs personnalisés et cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé.
- Saisissez le Nom et sélectionnez un Type (obligatoire).
- Pour les types liste, saisissez chaque valeur proposée ; cliquez sur + Ajouter une option pour en ajouter une autre.
- Sous Entités associées, cochez Utilisateur.
- Sous Options de l’utilisateur, cochez Visible à l’inscription pour afficher la question dans le formulaire d’inscription, et Requis pour rendre la réponse obligatoire.
- Cliquez sur Valider. Le champ apparaît dans la liste.
| Nom | Type | Entités associées | Actions |
|---|---|---|---|
| Campus | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Niveau en maths | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Niveau d’anglais | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Objectif | Liste déroulante | Utilisateur |
+ Ajouter un champ personnalisé
Illustration · les quatre questions d’inscription de Campus Horizon une fois créées.
Nom
Type *
+ Ajouter une option
Entités associées
Options de l’utilisateur
Illustration · le champ Niveau en maths, visible à l’inscription et requis.
Dans la plateforme
Créer un groupe intelligent sur les réponses d’inscription
Campus Horizon crée le groupe Filière diplômante – Lyon : deux conditions dans un même groupe de conditions, combinées avec ET.
- Ouvrez le groupe et cliquez sur Gérer les règles intelligentes.
- Sous Membres du groupe, choisissez Retirer automatiquement les membres du groupe qui ne suivent pas les règles intelligentes pour que les apprenants changent de groupe lorsqu’ils modifient une réponse.
- Cliquez sur + Ajouter un groupe de conditions.
- Dans la première liste, choisissez le champ : les champs utilisateur portent la mention (Champ personnalisé). Dans la deuxième, choisissez l’opérateur. Saisissez la valeur, puis validez avec le bouton coche.
- Cliquez sur + Ajouter une condition pour la deuxième condition et laissez la Règle du groupe sur ET.
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs concernés pour vérifier qui est retenu, puis sur Sauvegarder.
Règle principale
ETOU#1 - Groupe de conditions
Règle du groupe
ETOUIllustration · le groupe intelligent « Filière diplômante – Lyon » et ses deux conditions.
Choisir l’opérateur
Illustration · les quatre opérateurs proposés pour un champ personnalisé.
| Opérateur | Retient les utilisateurs dont la valeur… | Exemple Campus Horizon |
|---|---|---|
| Égal | correspond exactement à la valeur saisie | Campus Égal Lyon : les apprenants de Lyon uniquement |
| N’est pas égal | est différente de la valeur saisie | Objectif N’est pas égal Diplôme : Montée en compétences et Découverte |
| Contient | inclut le texte saisi | Niveau d’anglais Contient B1 : l’option B1–B2 |
| Ne contient pas | n’inclut pas le texte saisi | Campus Ne contient pas Paris : tous les campus sauf Paris |
Dépannage
Problèmes fréquents et solutions
| Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Certains apprenants ne sont dans aucun groupe | Leur compte a été créé par un administrateur : l’option Requis ne s’est pas appliquée | Renseignez le champ par import ou demandez aux apprenants de compléter leur profil |
| Un apprenant a changé de réponse mais reste dans l’ancien groupe | Le groupe autorise l’ajout et le retrait manuels des membres qui ne suivent plus les règles | Choisissez Retirer automatiquement les membres du groupe qui ne suivent pas les règles intelligentes |
| Un nouveau campus a été ajouté mais personne ne rejoint son groupe | L’option ou la valeur de la règle ne correspond pas | Vérifiez l’option et la valeur de la règle ; contrôlez avec Afficher les utilisateurs concernés |
| La question n’apparaît pas dans le formulaire d’inscription | L’option Visible à l’inscription n’est pas cochée | Modifiez le champ et cochez-la sous Options de l’utilisateur |
| Une règle ne retient personne | La valeur saisie dans la condition ne correspond pas exactement à la valeur enregistrée | Copiez la valeur depuis un profil utilisateur et modifiez la condition avec le crayon |
| Impossible de modifier ou supprimer une option de liste déroulante | Le champ est utilisé dans une règle intelligente | Supprimez les règles qui l’utilisent, modifiez les options, puis recréez les règles |
Partez d’un objectif, pas d’un paramètre.
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