Champs personnalisés : former un réseau de sites
Les champs personnalisés décrivent vos collaborateurs, vos sites et vos formations. Stockez les données de site une seule fois sur chaque groupe de site, et ciblez automatiquement les formations par métier et par format.
Champs personnalisés
À quoi servent les champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent de stocker sur la plateforme les informations dont votre organisation a besoin, au-delà du profil standard. Une fois renseignés, ils déterminent qui rejoint quel groupe intelligent et donc, via ces groupes, qui reçoit quelle formation.
Décrire
Ajoutez vos propres informations à un enregistrement. Chaque champ est associé à une ou plusieurs entités : Utilisateur, Formation, Groupe, Inscriptions aux formations ou Session.
Structurer
Choisissez un type pour chaque champ : Texte court, Liste déroulante, Liste de valeurs ou Date. Les champs se créent dans Paramètres > Général > Champs personnalisés.
Utiliser
Les valeurs alimentent les groupes intelligents, les e-mails, les certificats et documents, les filtres de liste, les exports, les imports, le SSO, le SCIM et les webhooks.
Cas d’usage 3 · Réseau de sites
Ce cas d’usage est-il fait pour vous ?
Dans ce cas d’usage, les champs personnalisés décrivent trois choses : la personne, son site et la formation. Les enseignes de distribution, réseaux de négoce et entreprises multi-agences s’en servent pour former des équipes réparties dans de nombreux magasins, agences, dépôts ou points de vente.
Comment ça marche
Les champs de la personne restent sur l’utilisateur ; les champs du site passent sur un groupe par site. Les groupes intelligents construits sur les champs de la personne, et les groupes de site, atteignent les bonnes équipes dans les bons sites.
- La personne : métier dans le site, statut, associés à Utilisateur.
- Le site : code, format, région, date d’ouverture, associés à Groupe.
- La formation : code, prix, éligibilité au financement, associés à Formation.
Ce dont vous avez besoin
- La liste de vos sites et de leurs caractéristiques.
- Un moyen d’alimenter les données des collaborateurs : import, flux RH ou saisie manuelle.
- Un groupe par site, ou le projet de les créer.
- Un accès Administrateur pour créer les champs personnalisés, les groupes et les règles intelligentes.
Exemple
Novastore : former les équipes de 240 magasins
Novastore est une enseigne de distribution de 18 000 collaborateurs répartis dans 240 magasins de trois formats : hypermarchés, supermarchés et magasins de proximité. Chaque magasin est un groupe qui porte ses propres données ; chaque collaborateur porte son métier. Des groupes régionaux chapeautent les magasins pour le reporting.
Les champs
| Champ | Type | Entités associées | Exemples de valeurs |
|---|---|---|---|
| Métier en magasin | Liste déroulante | Utilisateur | Manager de magasin, Manager de rayon, Conseiller de vente, Hôte de caisse, Opérateur logistique |
| Format du magasin | Liste déroulante | Utilisateur et Groupe | Hypermarché, Supermarché, Proximité |
| Code magasin | Texte court | Groupe | ST-0412 |
| Région | Liste déroulante | Groupe | Sud-Ouest, Nord, Île-de-France… |
| Date d’ouverture | Date | Groupe | 14/05/2019 |
| Éligibilité au financement | Liste déroulante | Formation | Éligible, Non éligible |
Les données de site vivent sur le groupe
Chaque magasin est un groupe. Son code, son format et sa région sont renseignés une seule fois, dans la section Champs personnalisés de la page de modification du groupe, et non sur chaque collaborateur.
Les groupes régionaux se placent au-dessus des magasins grâce à la hiérarchie des groupes : les membres d’un groupe enfant deviennent membres indirects du groupe parent.
Code magasin
Format du magasin
Région
Illustration · les champs personnalisés du groupe « Bordeaux Lac ».
Les groupes intelligents
| Groupe intelligent | Règle intelligente | Formation associée |
|---|---|---|
| Tous les hôtes de caisse | Métier en magasin Égal Hôte de caisse | Nouveau système d’encaissement |
| Managers – hypermarchés | Métier en magasin Égal Manager de magasin ET Format du magasin Égal Hypermarché | Piloter un hypermarché |
| Tous les encadrants | Métier en magasin Contient Manager | Animer une équipe en magasin |
| Équipes au contact client | Métier en magasin N’est pas égal Opérateur logistique | Expérience client |
Novastore, ses noms et ses chiffres constituent un exemple fictif.
Mise en place
Des sites aux formations ciblées en 5 étapes
Trier
Classer vos données
Personne → Utilisateur · site → Groupe · formation → Formation · une inscription → Inscriptions aux formations.
Créer
Créer les champs
Dans Paramètres > Général > Champs personnalisés : champs de la personne associés à Utilisateur, champs du site associés à Groupe.
Sites
Un groupe par site
Renseignez les champs du site dans la section Champs personnalisés de la page de modification de chaque groupe, puis enregistrez.
Cibler
Créer les groupes intelligents
Des groupes intelligents par métier, des groupes parents par région ou par format. Associez les formations à chaque groupe.
Protéger
Revoir les données sensibles
Vérifiez qui peut voir chaque champ sensible et ne le proposez pas comme filtre de liste.
Résultat attendu
Les données de site sont tenues à jour en un seul endroit, et chaque collaborateur reçoit les formations de son métier et de son magasin.
Dans la plateforme
Créer les champs de la personne et du site
Novastore crée les champs de la personne associés à Utilisateur et les champs du magasin associés à Groupe. Format du magasin est associé aux deux, pour pouvoir aussi servir dans les règles intelligentes.
- Allez dans Paramètres > Général > Champs personnalisés et cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé.
- Saisissez le Nom et sélectionnez un Type (obligatoire).
- Pour les types liste, saisissez chaque valeur proposée ; cliquez sur + Ajouter une option pour en ajouter une autre.
- Sous Entités associées, cochez les entités que le champ décrit : Utilisateur, Groupe ou les deux.
- Cliquez sur Valider. Le champ apparaît dans la liste.
| Nom | Type | Entités associées | Actions |
|---|---|---|---|
| Métier en magasin | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Format du magasin | Liste déroulante | Utilisateur - Groupe | |
| Code magasin | Texte court | Groupe | |
| Région | Liste déroulante | Groupe | |
| Date d’ouverture | Date | Groupe | |
| Éligibilité au financement | Liste déroulante | Formation |
+ Ajouter un champ personnalisé
Illustration · les champs personnalisés de Novastore une fois créés.
Nom
Type *
+ Ajouter une option
Entités associées
Options de l’utilisateur
Illustration · le champ Format du magasin, associé à Utilisateur et Groupe.
Dans la plateforme
Créer un groupe intelligent par métier et format de magasin
Novastore crée le groupe Managers – hypermarchés : deux conditions dans un même groupe de conditions, combinées avec ET.
- Ouvrez le groupe et cliquez sur Gérer les règles intelligentes.
- Sous Membres du groupe, choisissez Retirer automatiquement les membres du groupe qui ne suivent pas les règles intelligentes pour que le groupe suive les changements de métier.
- Cliquez sur + Ajouter un groupe de conditions.
- Dans la première liste, choisissez le champ : les champs utilisateur portent la mention (Champ personnalisé). Dans la deuxième, choisissez l’opérateur. Saisissez la valeur, puis validez avec le bouton coche.
- Cliquez sur + Ajouter une condition pour la deuxième condition et laissez la Règle du groupe sur ET.
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs concernés pour vérifier qui est retenu, puis sur Sauvegarder.
Règle principale
ETOU#1 - Groupe de conditions
Règle du groupe
ETOUIllustration · le groupe intelligent « Managers – hypermarchés » et ses deux conditions.
Choisir l’opérateur
Illustration · les quatre opérateurs proposés pour un champ personnalisé.
| Opérateur | Retient les utilisateurs dont la valeur… | Exemple Novastore |
|---|---|---|
| Égal | correspond exactement à la valeur saisie | Métier en magasin Égal Hôte de caisse : les hôtes de caisse uniquement |
| N’est pas égal | est différente de la valeur saisie | Métier en magasin N’est pas égal Opérateur logistique : toutes les équipes au contact client |
| Contient | inclut le texte saisi | Métier en magasin Contient Manager : managers de magasin et de rayon |
| Ne contient pas | n’inclut pas le texte saisi | Métier en magasin Ne contient pas Manager : tous les non-managers |
Dépannage
Problèmes fréquents et solutions
| Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Les données d’un magasin sont mises à jour mais certains collaborateurs affichent l’ancienne valeur | La valeur est stockée sur chaque utilisateur | Passez les données de site sur un champ associé à Groupe |
| Les champs de site ne sont pas proposés dans la condition | Les champs associés uniquement à Groupe décrivent le site, pas l’utilisateur | Ciblez avec le groupe de site, un groupe parent, ou associez aussi le champ à Utilisateur |
| Un groupe retient plus de métiers que prévu | La règle utilise Contient | Passez la condition sur Égal |
| Les formateurs peuvent filtrer les apprenants sur un champ sensible | Le champ est proposé comme filtre de liste | Revoyez la visibilité du champ et retirez-le des filtres |
| Un nouveau collaborateur n’est dans aucun groupe | Son métier ou son magasin n’est pas renseigné | Complétez le champ par import ou à la main ; vérifiez avec Afficher les utilisateurs concernés |
| Impossible de modifier ou supprimer une option de liste déroulante | Le champ est utilisé dans une règle intelligente | Supprimez les règles qui l’utilisent, modifiez les options, puis recréez les règles |
Partez d’un objectif, pas d’un paramètre.
Besoin d’aide pour mettre en place ce cas d’usage sur votre plateforme ? Notre équipe peut passer en revue vos champs personnalisés avec vous.
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