Champs personnalisés : attribuer les formations à partir de vos données RH
Les champs personnalisés stockent vos données RH sur chaque profil utilisateur. Les groupes intelligents s’en servent pour décider qui reçoit quelle formation, et chaque mouvement RH les met à jour automatiquement.
Champs personnalisés
À quoi servent les champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent de stocker sur la plateforme les informations dont votre organisation a besoin, au-delà du profil standard. Une fois renseignés, ils déterminent qui rejoint quel groupe intelligent et donc, via ces groupes, qui reçoit quelle formation.
Décrire
Ajoutez vos propres informations à un enregistrement. Chaque champ est associé à une ou plusieurs entités : Utilisateur, Formation, Groupe, Inscriptions aux formations ou Session.
Structurer
Choisissez un type pour chaque champ : Texte court, Liste déroulante, Liste de valeurs ou Date. Les champs se créent dans Paramètres > Général > Champs personnalisés.
Utiliser
Les valeurs alimentent les groupes intelligents, les e-mails, les certificats et documents, les filtres de liste, les exports, les imports, le SSO, le SCIM et les webhooks.
Cas d’usage 1 · Miroir RH
Ce cas d’usage est-il fait pour vous ?
Dans ce cas d’usage, les champs personnalisés utilisateur (pays, entité juridique, famille de métiers, statut) sont alimentés chaque nuit par votre SIRH via un connecteur, le SSO ou le SCIM. Les groupes intelligents construits sur ces champs attribuent les bonnes formations.
Comment ça marche
Les groupes intelligents reposent sur quelques champs personnalisés issus de l’organigramme. Quand un collaborateur change de poste dans le SIRH, ses groupes suivent automatiquement, ainsi que les formations, parcours de formation et objectifs associés à ces groupes, sans aucune action de l’administrateur.
- Conformité par pays : un champ Pays inscrit chaque collaborateur d’un pays à ses formations obligatoires.
- Parcours managers : un champ Statut réunit tous les managers dans un seul groupe intelligent.
- Mobilités : un changement de poste ou d’entité dans le SIRH met à jour les groupes et les formations à la synchronisation suivante.
Ce dont vous avez besoin
- Un connecteur SIRH, le SSO, le SCIM ou un import régulier qui envoie les données utilisateur.
- La liste exacte des valeurs utilisées dans votre SIRH pour chaque champ.
- Un interlocuteur RH responsable de ces valeurs.
- Un accès Administrateur pour créer les champs personnalisés et gérer les règles intelligentes.
Exemple
Alvora Group : des formations pilotées par les données RH
Alvora Group est un groupe industriel de 9 000 collaborateurs, présent dans 6 pays avec 22 filiales. Son SIRH envoie cinq champs à la plateforme chaque nuit. La hiérarchie des groupes (Pays > Filiale) sert au reporting RH ; des groupes intelligents transverses ciblent les formations. Un collaborateur appartient à son groupe de filiale et à plusieurs groupes transverses.
Les champs
| Champ (Utilisateur) | Type | Exemples de valeurs | Utilisé pour |
|---|---|---|---|
| Pays | Liste déroulante | France, Spain, Poland… | Groupes de conformité par pays |
| Entité juridique | Texte court | Alvora Iberia SA, Alvora Polska… | Groupes par filiale |
| Famille de métiers | Liste déroulante | Sales, Inside sales, Production, Maintenance | Formations métier tous pays |
| Statut | Liste déroulante | Executive, Manager, Employee | Parcours de formation managers |
| Date d’entrée | Date | 03/02/2026 | Onboarding des nouveaux arrivants |
Les groupes intelligents
| Groupe intelligent | Règle intelligente | Formation associée |
|---|---|---|
| Conformité – France | Pays Égal France | Anticorruption, RGPD |
| Tous les managers | Statut Égal Manager | Parcours de formation « Manager une équipe » |
| Force de vente – Espagne | Pays Égal Spain ET Famille de métiers Égal Sales | Les essentiels du CRM |
| Hors ventes – Pologne | Pays Égal Poland ET Famille de métiers N’est pas égal Sales | Les bases du Lean |
| Nouveaux arrivants | Date d’entrée dans les 90 derniers jours | Parcours de formation « Bienvenue chez Alvora » |
Alvora Group, ses noms et ses chiffres constituent un exemple fictif.
Mise en place
Des données RH aux formations en 5 étapes
Choisir
Sélectionner les champs RH
Uniquement les champs qui piloteront un groupe, un message, un document ou un export. Utilisez le type Date pour toute date.
Créer
Créer les champs
Dans Paramètres > Général > Champs personnalisés, un champ par attribut RH, associé à Utilisateur.
Connecter
Les alimenter depuis le SIRH
Transmettez les noms exacts des champs à la personne qui configure le connecteur SIRH, le SSO, le SCIM ou l’import. Le SIRH est la seule source de vérité.
Construire
Créer les groupes intelligents
Des groupes hiérarchiques pour le reporting, des groupes intelligents transverses pour le ciblage. Associez les formations à chaque groupe.
Surveiller
Suivre les changements RH
Après tout renommage ou fusion côté RH, vérifiez les groupes concernés avec Afficher les utilisateurs concernés.
Résultat attendu
Les formations suivent chaque embauche, mobilité et promotion dans le SIRH, sans inscription manuelle.
Dans la plateforme
Créer les champs RH
Alvora Group crée ses cinq champs RH, tous associés à Utilisateur. Ici, le champ Statut et ses trois options.
- Allez dans Paramètres > Général > Champs personnalisés et cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé.
- Saisissez le Nom et sélectionnez un Type (obligatoire).
- Pour les types liste, saisissez chaque valeur proposée ; cliquez sur + Ajouter une option pour en ajouter une autre.
- Sous Entités associées, cochez Utilisateur.
- Cliquez sur Valider. Le champ apparaît dans la liste.
| Nom | Type | Entités associées | Actions |
|---|---|---|---|
| Pays | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Entité juridique | Texte court | Utilisateur | |
| Famille de métiers | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Statut | Liste déroulante | Utilisateur | |
| Date d’entrée | Date | Utilisateur |
+ Ajouter un champ personnalisé
Illustration · les cinq champs RH d’Alvora Group une fois créés.
Nom
Type *
+ Ajouter une option
Entités associées
Options de l’utilisateur
Illustration · le champ Statut, associé à Utilisateur.
Dans la plateforme
Créer un groupe intelligent sur les champs RH
Alvora Group crée le groupe Force de vente – Espagne : deux conditions dans un même groupe de conditions, combinées avec ET.
- Ouvrez le groupe et cliquez sur Gérer les règles intelligentes.
- Sous Membres du groupe, choisissez Retirer automatiquement les membres du groupe qui ne suivent pas les règles intelligentes pour que le groupe reste aligné avec le SIRH.
- Cliquez sur + Ajouter un groupe de conditions.
- Dans la première liste, choisissez le champ : les champs utilisateur portent la mention (Champ personnalisé). Dans la deuxième, choisissez l’opérateur. Saisissez la valeur, puis validez avec le bouton coche.
- Cliquez sur + Ajouter une condition pour la deuxième condition et laissez la Règle du groupe sur ET.
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs concernés pour vérifier qui est retenu, puis sur Sauvegarder.
Règle principale
ETOU#1 - Groupe de conditions
Règle du groupe
ETOUIllustration · le groupe intelligent « Force de vente – Espagne » et ses deux conditions.
Choisir l’opérateur
Illustration · les quatre opérateurs proposés pour un champ personnalisé.
| Opérateur | Retient les utilisateurs dont la valeur… | Exemple Alvora Group |
|---|---|---|
| Égal | correspond exactement à la valeur saisie | Famille de métiers Égal Sales : Sales uniquement |
| N’est pas égal | est différente de la valeur saisie | Famille de métiers N’est pas égal Sales : tout le monde sauf Sales |
| Contient | inclut le texte saisi | Famille de métiers Contient sales : Sales et Inside sales |
| Ne contient pas | n’inclut pas le texte saisi | Entité juridique Ne contient pas Iberia : toutes les filiales sauf l’Espagne |
Dépannage
Problèmes fréquents et solutions
| Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Un groupe se vide ou rétrécit soudainement | Les RH ont renommé une valeur, ou le SSO a envoyé une valeur absente de la liste déroulante | Mettez à jour la valeur de la règle ou les options du champ ; vérifiez avec Afficher les utilisateurs concernés |
| Un groupe retient des personnes qu’il ne devrait pas | La règle utilise Contient et retient des valeurs plus longues | Passez la condition sur Égal |
| Une règle ne retient personne | La valeur saisie dans la condition ne correspond pas exactement à la valeur enregistrée | Copiez la valeur depuis un profil utilisateur et modifiez la condition avec le crayon |
| Une règle d’onboarding sur la date d’entrée ne retient personne | La date d’entrée est stockée en Texte court | Utilisez un champ de type Date pour les dates |
| Un champ n’apparaît pas dans la liste des champs de la condition | Le champ n’est pas associé à l’entité Utilisateur | Modifiez le champ et cochez Utilisateur sous Entités associées. S’il l’est déjà, contactez le Support |
| Impossible de modifier ou supprimer une option de liste déroulante | Le champ est utilisé dans une règle intelligente | Supprimez les règles qui l’utilisent, modifiez les options, puis recréez les règles |
| Un champ « manager » ne donne aucun droit de manager | Les champs personnalisés définissent l’appartenance à un groupe, pas les permissions | Attribuez le rôle dans Paramètres > Permissions |
Partez d’un objectif, pas d’un paramètre.
Besoin d’aide pour mettre en place ce cas d’usage sur votre plateforme ? Notre équipe peut passer en revue vos champs personnalisés avec vous.
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