Smart Rules — Automatiser l'appartenance aux groupes
Administrateurs Managers de groupe
L'accès à un compte administrateur sur la plateforme Rise Up, avec les permissions nécessaires pour gérer les utilisateurs et les groupes, est requis pour créer ou modifier des Smart Rules.
Les managers de groupe sans droits de modification disposent d'un accès en lecture seule aux configurations des Smart Rules via le Tableau de groupe et la liste des groupes.
Limite de conditions : une Smart Rule ne peut pas dépasser 50 conditions au total, tous groupes de conditions confondus. Les règles dépassant cette limite restent actives mais ne sont plus modifiables jusqu'à être ramenées sous la limite.
Les Smart Rules automatisent l'ajout et le retrait d'utilisateurs d'un groupe selon des critères prédéfinis. Plutôt que de gérer manuellement l'appartenance aux groupes, les administrateurs définissent des conditions — basées sur des champs standards ou des champs personnalisés — que la plateforme évalue en continu. Cela supprime le besoin de mises à jour manuelles chaque fois que le statut ou les informations d'un utilisateur changent.
Les conditions sont organisées en groupes de conditions, avec une logique ET/OU configurable à la fois au sein d'un groupe et entre les groupes, permettant un ciblage précis pour des hiérarchies de groupes complexes.
Cas d'usage principal : maintenir automatiquement l'appartenance aux groupes alignée sur des données organisationnelles telles que le département, le site, le rôle, ou tout champ personnalisé, sans effort administratif continu.
- Groupes de conditions : les conditions sont toujours créées au sein d'un groupe. Les opérateurs ET/OU peuvent être définis à deux niveaux — au sein d'un groupe (Règle de groupe) et entre les groupes (Règle principale).
- Champs standards et personnalisés : les règles peuvent être basées sur des champs intégrés (Email, Rôle, Fonction, Nom d'utilisateur, ID interne, Téléphone, Date de création, Date de suspension, Groupe, Statut utilisateur) ou sur tout champ personnalisé configuré dans vos paramètres.
- Limite de 50 conditions : maximum par Smart Rule, affiché en direct via un compteur de conditions.
- Logique d'appartenance : une règle peut exiger qu'un membre corresponde à au moins un groupe de conditions, ou à tous, selon le niveau de rigueur souhaité pour le ciblage.
- Ajout et retrait automatiques : les règles peuvent ajouter automatiquement les utilisateurs correspondants, ou à la fois ajouter et retirer les utilisateurs à mesure que leurs données changent.
- Piste d'audit : un journal d'événements enregistre qui a modifié une Smart Rule et quel groupe a été affecté.
- Accès en lecture seule : les managers de groupe et les utilisateurs sans droits de modification peuvent consulter les Smart Rules sans accéder à l'éditeur.
I — Accéder à l'interface de gestion des groupes
Les Smart Rules sont configurées individuellement pour chaque groupe. Chaque groupe dispose de son propre ensemble de règles indépendant.
- Depuis le menu latéral, accédez à Groupes.
- Sélectionnez Afficher, puis Gérer le groupe en cliquant sur l'icône d'engrenage .
- Cliquez sur Gérer les Smart Rules pour ouvrir la page de configuration des Smart Rules de ce groupe.
II — Construire une Smart Rule
Les conditions sont toujours créées au sein d'un groupe de conditions. Une règle peut contenir un ou plusieurs groupes de conditions, chacun comportant une ou plusieurs conditions.
- Cliquez sur + Ajouter une Smart Rule pour créer une nouvelle règle, ou sur Ajouter un groupe de conditions pour ajouter un groupe à une règle existante.
- Au sein du groupe, ajoutez une condition en sélectionnant un Type, une Relation, et une Valeur.
- Répétez l'opération pour ajouter d'autres conditions au même groupe, puis définissez l'opérateur de Règle de groupe (ET / OU) pour déterminer comment les conditions de ce groupe sont évaluées.
- Ajoutez d'autres groupes de conditions si nécessaire, puis définissez l'opérateur de Règle principale (ET / OU) pour déterminer comment les groupes se rapportent les uns aux autres.
- Cliquez sur Enregistrer. La notification « Les Smart Rules ont été enregistrées avec succès » confirme l'enregistrement et vous êtes redirigé vers le Tableau de groupe.
Si aucun groupe de conditions n'a encore été créé, un état vide s'affiche à la place du constructeur de règle. De même, un état vide apparaît au sein de tout groupe de conditions qui ne contient pas encore de condition, vous invitant à en ajouter une.
Chaque condition se compose de trois éléments :
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Le critère sur lequel se base la règle — un champ standard (Email, Rôle, Fonction, Nom d'utilisateur, ID interne, Téléphone, Date de création, Date de suspension, Groupe, Statut utilisateur) ou un champ personnalisé configuré dans vos paramètres. |
| Relation | La manière dont la valeur doit correspondre au critère : contient, égale, ou n'égale pas. |
| Valeur | La valeur spécifique à faire correspondre — par exemple, un champ personnalisé « Localisation » avec la relation « Contient » et la valeur « Paris ». |
Exemple de logique combinant deux groupes de conditions avec des opérateurs internes différents :
→ Intitulé de poste = « Manager »
→ Intitulé de poste = « Manager senior »
→ Département = « Ventes »
→ Pays = « France »
III — Configurer la manière dont les règles s'appliquent aux membres du groupe
Au-delà des conditions elles-mêmes, deux paramètres déterminent la rigueur avec laquelle une règle contrôle l'appartenance, et la manière dont les changements d'appartenance sont appliqués.
Adhésion aux règles pour l'appartenance au groupe :
- Au moins une de ces règles doit être respectée — un utilisateur peut appartenir au groupe s'il remplit au moins un des groupes de conditions définis.
- Toutes les règles doivent être respectées — un utilisateur doit satisfaire chaque groupe de conditions pour faire partie du groupe. Cela rend le ciblage plus strict.
Application aux membres du groupe :
- Ajouter automatiquement les membres — les utilisateurs qui répondent aux règles sont ajoutés au groupe automatiquement, sans intervention manuelle.
- Ajouter et retirer automatiquement les membres — les utilisateurs qui ne répondent plus aux règles sont également retirés automatiquement, garantissant que seuls les membres pertinents restent dans le groupe.
Vous pouvez également choisir si une règle s'applique à tous les membres du groupe ou uniquement aux membres nouvellement ajoutés, et si elle doit exclure les managers de groupe de son évaluation.
IV — Gouvernance et visibilité
Les Smart Rules incluent des fonctionnalités de gouvernance intégrées afin que les administrateurs puissent suivre les modifications et que les managers de groupe restent informés sans avoir besoin d'un accès en modification.
- Piste d'audit : un journal d'événements est enregistré chaque fois qu'une Smart Rule est modifiée, capturant l'utilisateur qui a effectué la modification, le groupe concerné, et l'horodatage.
- Accès en lecture seule : les utilisateurs sans droits de modification des Smart Rules peuvent consulter la configuration complète de la règle sans accéder à l'éditeur — depuis le Tableau de groupe, cliquez sur Voir les détails sur la carte Configuration du groupe ; depuis la liste des groupes, ouvrez le menu à trois points (⋮) à côté d'un groupe et sélectionnez Voir les Smart Rules.
- Carte du Tableau de groupe : la carte de chaque groupe affiche trois sections — Configuration (type de visibilité, nombre de conditions actives, lien Voir les détails), Lié au groupe (formations, parcours d'apprentissage et objectifs liés au groupe), et Activités des utilisateurs (inscriptions en cours et corrections en attente).
FAQ & Dépannage
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Problème : Les Smart Rules ne se déclenchent pas comme attendu.
Solution : Vérifiez que toutes les conditions sont correctement définies et qu'il n'y a pas de règles contradictoires entre les groupes de conditions. Confirmez que les attributs des utilisateurs correspondent effectivement aux conditions de la règle, y compris les valeurs des champs personnalisés.
Problème : Les modifications apportées à une Smart Rule ne sont pas enregistrées.
Solution : Confirmez que vous disposez des permissions administratives nécessaires, qu'aucune condition n'affiche une bordure rouge (condition invalide), et que vous avez bien cliqué sur Enregistrer après vos modifications. Une Smart Rule ne peut pas être enregistrée tant qu'une condition est incomplète ou en cours de modification.
Problème : Un groupe de conditions produit des résultats d'appartenance au groupe inattendus.
Solution : Vérifiez les paramètres d'opérateur aux deux niveaux — l'opérateur de Règle de groupe (ET/OU au sein d'un groupe) et l'opérateur de Règle principale (ET/OU entre les groupes). Une incohérence entre la logique souhaitée et les opérateurs configurés est la cause la plus fréquente de résultats d'appartenance inattendus.
Problème : Un manager de groupe ne peut pas voir la configuration des Smart Rules pour un groupe qu'il gère.
Solution : Depuis le Tableau de groupe, cliquez sur Voir les détails sur la carte Configuration du groupe pour ouvrir la fenêtre des Smart Rules en lecture seule. Vous pouvez aussi ouvrir le menu à trois points (⋮) à côté du groupe dans la liste des groupes et sélectionner Voir les Smart Rules.
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Puis-je créer des Smart Rules basées sur les rôles des utilisateurs ?
— Oui. Le rôle est un des champs standards disponibles lors de la définition d'une condition, aux côtés de l'Email, la Fonction, le Nom d'utilisateur, l'ID interne, le Téléphone, la Date de création, la Date de suspension, le Groupe, et le Statut utilisateur.
Puis-je combiner des conditions ET et OU au sein de la même Smart Rule ?
— Oui. Les opérateurs peuvent être définis au sein de chaque groupe de conditions (Règle de groupe) et entre les groupes de conditions (Règle principale), permettant une logique telle que : (Manager OU Manager senior) ET (Département = Ventes ET Pays = France).
Comment puis-je m'assurer qu'une Smart Rule s'applique uniquement aux nouveaux membres du groupe ?
— Dans les paramètres de la Smart Rule, sélectionnez l'option permettant d'appliquer la règle uniquement aux membres nouvellement ajoutés plutôt qu'à tous les membres existants.
Puis-je modifier plusieurs conditions en même temps ?
— Oui. Plusieurs conditions peuvent être en mode édition simultanément.
Que consigne le journal lorsqu'une Smart Rule est modifiée ?
— La piste d'audit enregistre quel utilisateur a modifié la Smart Rule et quel groupe a été impacté, ainsi que l'horodatage de la modification.
Que se passe-t-il si une Smart Rule dépasse 50 conditions ?
— La règle reste active et fonctionnelle, mais elle devient non modifiable. Divisez-la en plusieurs règles comportant chacune moins de 50 conditions pour retrouver la capacité de modification. -
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