Un accès Administrateur est requis pour configurer un parcours de formation pour le catalogue, gérer les règles d'inscription et activer la convention de parcours de formation. D'autres rôles disposent d'un accès plus restreint à certaines parties de ce processus :
- Les Concepteurs affectés à un parcours de formation peuvent modifier sa configuration catalogue, même s'ils ne l'ont pas créé.
- Les responsables des inscriptions peuvent consulter et valider les demandes d'inscription aux parcours de formation.
- Les Managers de groupe peuvent accéder à la page de gestion du parcours de formation et à la progression d'un apprenant dans le parcours, en consultation uniquement.
- Les Responsables de formation peuvent générer la convention de parcours de formation depuis le tableau de bord du parcours de formation.
- Les Administrateurs ayant accès aux documents légaux peuvent activer, désactiver et personnaliser le modèle de convention de parcours de formation.
Contactez votre Administrateur si votre rôle ne dispose pas des droits nécessaires pour réaliser une étape de cet article.
Un parcours de formation peut désormais être présenté et proposé dans le catalogue, au même titre qu'une formation. Les apprenants peuvent découvrir un parcours de formation, comprendre son contenu et sa durée, puis s'y inscrire ou demander leur inscription directement — sans qu'un administrateur ait à les inscrire manuellement. En complément, la gestion des parcours de formation bénéficie des outils déjà disponibles pour les formations : une administration dédiée des inscriptions, le suivi de la progression pour les Managers de groupe et une convention de formation générée au niveau du parcours de formation.
Le processus de mise au catalogue d'un parcours de formation suit ces étapes principales :
- 1Configurer un parcours de formation pour le catalogue — bannière, concepteurs, catégorie, présentation, accès et paramètres d'inscription
- 2Gérer la visibilité et le périmètre — articuler la visibilité du parcours de formation et celle des formations
- 3Publier et consulter le parcours de formation dans le catalogue
- 4Gérer les demandes d'inscription au parcours de formation
- 5Suivre la progression d'un apprenant dans le parcours de formation
- 6Générer la convention de parcours de formation
Un parcours de formation n'est jamais ajouté au catalogue par défaut. Sa mise en visibilité dans le catalogue est toujours une action explicite réalisée par un concepteur ou un administrateur, et le fonctionnement actuel du catalogue pour les formations reste inchangé.
- Concepteurs : un ou plusieurs utilisateurs pouvant gérer la configuration catalogue d'un parcours de formation, indépendamment de la personne qui l'a créé.
- Accès et visibilité : paramètres qui déterminent qui peut voir et accéder à un parcours de formation — appliqués séparément de la visibilité propre à chaque formation.
- Périmètre : le périmètre auquel appartient un parcours de formation ; modifiable après la création, et limité au périmètre des formations liées dès que des formations sont ajoutées.
- Demande d'inscription : une demande initiée par un apprenant pour rejoindre un parcours de formation, qui doit être validée par un administrateur avant d'être confirmée.
- Filtre du catalogue : un bouton du catalogue qui permet de basculer l'affichage entre formations et parcours de formation.
- Inscriptions aux parcours de formation (section d'administration) : un espace dédié proposant deux vues — la consultation des inscriptions et la validation des demandes d'inscription.
- Convention de parcours de formation : une convention de formation légale générée au niveau du parcours de formation, couvrant l'ensemble des formations qu'il contient.
I. Configurer un parcours de formation pour le catalogue
Public : Concepteur, Administrateur.
Accès : Édition du parcours de formation.
La création et l'édition d'un parcours de formation incluent les champs nécessaires à sa présentation dans le catalogue, dans les mêmes onglets que ceux utilisés pour une formation.
Onglet Présentation
- Ajoutez une Bannière — même format que la bannière d'une formation, proposée automatiquement via Unsplash.
- Ajoutez un ou plusieurs Concepteurs — tout utilisateur ajouté ici peut gérer le parcours de formation, même s'il ne l'a pas créé.
- Sélectionnez une Catégorie.
-
Renseignez la description, une vidéo facultative,
une référence interne, les objectifs pédagogiques
et l'entreprise du parcours de formation.
Onglet Paramètres > Accès et visibilité
- Cochez Est accessible pour permettre aux apprenants d'accéder au parcours de formation.
- Utilisez Est visible pour tous dans le catalogue sauf pour afficher le parcours de formation par défaut et exclure certains apprenants ou groupes.
- Utilisez Est invisible pour tous dans le catalogue sauf pour masquer le parcours de formation par défaut et accorder la visibilité à certains apprenants ou groupes.
Onglet Paramètres > Inscriptions
- Cochez Activer les inscriptions pour permettre aux apprenants de s'inscrire au parcours de formation depuis le catalogue.
- Indiquez si les inscriptions nécessitent une validation — ce choix détermine si le clic de l'apprenant entraîne une auto-inscription immédiate ou une demande d'inscription.
- Cochez éventuellement Activer les désinscriptions pour permettre aux apprenants de quitter eux-mêmes le parcours de formation.
- Configurez l'e-mail d'inscription envoyé lorsqu'une inscription est confirmée.
Résultat : Le parcours de formation est entièrement décrit et son mode d'inscription est défini. Il n'est pas encore visible dans le catalogue — sa publication est une action distincte et explicite, réalisée depuis l'édition du parcours de formation.
II. Gérer la visibilité et le périmètre
Public : Concepteur, Administrateur.
Deux niveaux de visibilité s'appliquent simultanément et sont évalués indépendamment :
- La visibilité propre au parcours de formation détermine si un apprenant peut accéder au parcours de formation lui-même.
- La visibilité de chaque formation continue de contrôler l'accès à cette formation, qu'elle soit atteinte depuis un parcours de formation ou directement.
Un apprenant peut donc voir un parcours de formation dans le catalogue alors qu'une formation de ce parcours reste restreinte par ses propres paramètres de visibilité, et inversement.
Périmètre : le périmètre du parcours de formation est modifiable après la création, comme pour une formation. Tant qu'aucune formation n'est liée, le périmètre n'est pas restreint. Dès que des formations sont liées, le périmètre disponible est limité à celui de ces formations.
III. Consulter un parcours de formation et s'y inscrire depuis le catalogue
Public : Apprenant.
Accès : Catalogue.
- Utilisez le nouveau filtre pour basculer l'affichage du catalogue entre formations et parcours de formation.
- Ouvrez un parcours de formation pour afficher sa page de parcours de formation dédiée : sa description générale, son contenu — chaque formation avec ses modules et ses étapes —, le téléchargement du programme du parcours de formation et sa durée totale (la somme de ses formations).
- Cliquez sur S'inscrire ou Demander l'inscription, selon qu'une validation est requise ou non.
Résultat : Une auto-inscription confirme immédiatement l'apprenant ; une demande d'inscription est créée et apparaît dans l'administration des inscriptions aux parcours de formation (section IV) jusqu'à ce qu'un administrateur la traite.
IV. Gérer les demandes d'inscription aux parcours de formation
Public : Administrateur, responsable des inscriptions.
Accès : Menu latéral gauche > Inscriptions aux parcours de formation.
- Ouvrez Voir les inscriptions aux parcours de formation pour afficher toutes les inscriptions existantes, confirmées ou en attente, sur l'ensemble des parcours de formation.
- Ouvrez Valider les inscriptions aux parcours de formation pour afficher uniquement les demandes en attente de décision.
- Sélectionnez une demande en attente et cliquez sur Accepter ou Refuser.
Résultat : Une demande acceptée inscrit l'apprenant au parcours de formation et déclenche l'e-mail d'inscription configuré ; une demande refusée est clôturée et l'apprenant n'est pas inscrit.
V. Suivre la progression d'un apprenant dans le parcours de formation
Public : Administrateur, Manager de groupe (consultation).
Accès : Page de gestion du parcours de formation > ligne d'un apprenant.
- Ouvrez la page de gestion du parcours de formation concerné.
- Sélectionnez un apprenant pour ouvrir sa page de progression dans le parcours de formation.
- Consultez la progression formation par formation, ainsi que les données d'inscription, qui distinguent désormais une formation suivie de manière autonome de la même formation suivie dans le cadre d'un parcours de formation.
Résultat : Les administrateurs peuvent modifier les inscriptions depuis cette page ; les Managers de groupe accèdent à la même page de gestion du parcours de formation et à la même page de progression, mais en consultation uniquement, sans aucune action de modification disponible.
VI. Générer la convention de parcours de formation
Public : Responsable de formation, Administrateur (documents légaux).
Activer et personnaliser la convention (Administrateur)
- Accès : Administration des documents > documents légaux.
- Activez ou désactivez la convention de parcours de formation par périmètre — elle est activée par défaut, en tant que document distinct de la convention de formation.
- Personnalisez son modèle ; un modèle de document légal par défaut est fourni.
- Récupérez, téléchargez à nouveau ou régénérez les conventions déjà émises depuis l'administration des documents.
Générer une convention (Responsable de formation)
- Accès : Tableau de bord du parcours de formation.
- Sélectionnez les apprenants concernés par la convention, puis lancez le même formulaire en trois étapes que celui utilisé pour la convention de formation.
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Vérifiez les champs pré-remplis :
- Durée — la somme des formations du parcours de formation.
- Apprenants inscrits sélectionnés à l'étape précédente.
- Sessions présentielles, identifiées par la formation à laquelle elles appartiennent ; des dates personnalisées restent possibles.
- Compétences — l'ensemble des compétences des formations liées ; les prérequis ne figurent pas sur la convention.
- Nature de l'action de formation, pré-remplie avec « action de formation » et modifiable.
- Complétez le formulaire et générez la convention.
Résultat : Une seule convention est produite pour l'ensemble du parcours de formation, avec une annexe listant ses formations et ses modules, conformément aux articles L.6353-1 et L.6353-2 du Code du travail (parties, action de formation, durée, dates, prix et modalités).
FAQ et dépannage
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Problème : Un parcours de formation n'apparaît pas dans le catalogue alors qu'il semble complet.
Solution : La publication dans le catalogue est une action distincte et explicite de l'édition du parcours de formation. Vérifiez que le parcours de formation est bien indiqué comme disponible dans le catalogue, puis contrôlez ses paramètres d'Accès et visibilité pour l'apprenant ou le groupe concerné.
Problème : Un apprenant voit un parcours de formation dans le catalogue mais ne peut pas accéder à l'une de ses formations.
Solution : La visibilité du parcours de formation et celle des formations sont évaluées indépendamment. Ouvrez la formation concernée et vérifiez ses propres paramètres d'Accès et visibilité ; rendre le parcours de formation visible ne les modifie pas.
Problème : Le clic sur l'inscription crée une demande en attente au lieu d'une inscription immédiate.
Solution : Les paramètres d'inscription du parcours de formation exigent une validation. Consultez Valider les inscriptions aux parcours de formation pour traiter la demande, ou modifiez le paramètre dans Paramètres > Inscriptions si la validation n'est pas souhaitée.
Problème : Une session présentielle apparaît grisée dans la fenêtre d'inscription.
Solution : La session est déjà sélectionnée via un autre parcours de formation auquel l'apprenant est inscrit. L'infobulle de la session grisée l'indique ; un apprenant ne peut pas occuper la même session via deux parcours à la fois.
Problème : La convention de parcours de formation est absente pour un parcours de formation donné.
Solution : La convention de parcours de formation doit être activée pour le périmètre concerné dans l'administration des documents, et n'est disponible que pour les parcours de formation classiques.
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Un parcours de formation peut-il être visible dans le catalogue par défaut ?
— Non. L'ajout d'un parcours de formation au catalogue est toujours une action explicite ; aucun parcours de formation n'y apparaît automatiquement.
Publier un parcours de formation dans le catalogue modifie-t-il la visibilité de ses formations ?
— Non. La visibilité du parcours de formation et celle des formations sont deux paramètres indépendants, évalués ensemble mais configurés séparément.
Peut-on configurer des compétences directement sur un parcours de formation ?
— Non. Un parcours de formation hérite des compétences de ses formations liées ; les compétences restent gérées au niveau de la formation.
Que se passe-t-il si le créateur du parcours de formation quitte l'organisation ?
— Tout utilisateur ajouté comme Concepteur du parcours de formation conserve la possibilité de le gérer ; le parcours n'est donc pas rattaché uniquement à son créateur.
Un Manager de groupe peut-il modifier l'inscription d'un apprenant à un parcours de formation ?
— Non. Les Managers de groupe accèdent à la page de gestion du parcours de formation et à la page de progression de l'apprenant en consultation uniquement.
La convention de parcours de formation remplace-t-elle la convention de formation ?
— Non. Il s'agit d'un document distinct. La génération d'une convention de parcours de formation n'affecte pas la convention de formation existante, ni son contenu, son formulaire ou son modèle.
Puis-je générer une convention de parcours de formation par apprenant ?
— Pas actuellement. La convention est générée pour un groupe d'apprenants sélectionnés en une seule fois, à raison d'une convention par génération. -
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