Gérer les Documents Légaux

Prérequis :
Accès à un compte administrateur sur la plateforme Rise Up.
Permissions nécessaires pour gérer les documents légaux.

Accéder aux Documents Légaux

Naviguez dans le menu latéral et sélectionnez 'Documents légaux' puis 'Voir' pour visualiser et gérer les documents existants.

Vous pouvez accéder directement au menu d'édition via 'Modifier les modèles' si vous préférez ne pas afficher toutes les options dans la section des documents légaux.

Comprendre les variables

Les variables dans les documents légaux fonctionnent comme des boîtes de stockage où vous pouvez conserver des informations spécifiques qui peuvent être utilisées à plusieurs endroits dans un document.
Voici comment elles fonctionnent et pourquoi elles sont utiles :

Concept des Variables : Imaginez les variables de document comme des petites boîtes de stockage avec une étiquette (appelée 'clé') et un contenu (appelé 'valeur'). Par exemple, si vous avez besoin d'insérer fréquemment le nom d'un projet dans un document, vous pouvez stocker ce nom dans une variable. Ainsi, si le nom du projet change il se mettra automatiquement à jour partout où il est utilisé dans le document.

Utilisation des Variables : Le champ de variable de document est l'outil que vous utilisez pour accéder à ces boîtes de stockage et afficher les informations qu'elles contiennent. Lorsque vous configurez ce champ, vous lui indiquez quelle boîte (ou variable) consulter en lui donnant le nom ou l'étiquette de la variable. Il récupère ensuite les informations stockées et les affiche dans votre document.

Gestion des Variables : Il est important de bien comprendre quelles variables sont disponibles pour chaque modèle de document. Vous ne pouvez pas copier une variable d'un document et la coller dans un autre, car cela ne fonctionnera pas correctement. Chaque modèle a ses propres variables prédéfinies que vous pouvez utiliser.

Avantages des Variables : L'utilisation de variables simplifie la gestion et la mise à jour des informations dans de grands documents. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs, puisque vous n'avez pas besoin de modifier manuellement chaque occurrence d'une information dans un document donné.

Conseils Pratiques : Assurez-vous de bien vérifier les variables disponibles dans le menu de gauche avant de les utiliser. Si vous avez des messages d'erreurs, utilisez le bouton 'réinitialiser le modèle' pour repartir sur une base propre et garantir l'exactitude de votre configuration.
Il y a différent types de variables que vous retrouverez organisées par grandes familles. Par exemple, ci-dessous avec le menu 'parcours de formation' et le menu 'formations' qui regroupe tout ce qui est lié à ces thèmes dans le même menu.

N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de modifier les variables ; il suffit de les copier et de les coller telles qu'elles apparaissent dans le menu de gauche. Les variables extraient automatiquement des informations de différentes sections de l'application, en fonction de la famille de variables que vous avez sélectionnée.

Différences entre Certificats et Documents Légaux

Avant de modifier votre modèle, il est important de comprendre la distinction entre les documents légaux et les certificats. Chacun a un but spécifique, et les modifications que vous pouvez apporter à chaque type diffèrent en conséquence.

Les Documents Légaux

Déclencheurs d'envoi : Les documents légaux sont envoyés automatiquement lors d'événements prédéfinis, tels que la fin d'une formation. Les déclencheurs pour ces documents sont définis et gérés automatiquement, ce qui signifie que vous ne pouvez pas changer ces automatismes en amont en termes de temporalité ou de type de déclencheurs.
Personnalisation et contrôle : Vous ne pouvez pas créer de nouveaux types de documents légaux. La gamme et les types de documents légaux disponibles sont préétablis, et vous pouvez seulement choisir de les utiliser ou non (opt-in/opt-out).

Les Certificats

Déclencheurs d'envoi : Ils sont plus flexibles et peuvent être envoyés sur la base de critères que vous définissez. Par exemple, vous pouvez créer un certificat qui sera délivré lorsqu'un utilisateur aura passé un certain nombre d'heures dans une catégorie particulière. Cela vous permet de mieux contrôler le moment où les certificats sont délivrés.
Personnalisation et contrôle : Vous avez la possibilité de créer et de personnaliser des certificats en fonction de vos besoins spécifiques. Cela signifie que vous pouvez concevoir des certificats correspondant à diverses réalisations ou critères importants pour votre organisation.
En résumé, les documents juridiques sont plus rigides et régis par des règles prédéfinies par Rise Up, tandis que les certificats offrent flexibilité et personnalisation, ce qui vous permet de les adapter à vos exigences et préférences spécifiques.

Personnaliser les documents

Sélectionnez d'abord l'axe général de votre stratégie en termes de visibilité sur la plateforme, en fonction des périmètres que vous souhaitez mettre en place interne ou externe.

Ensuite, optez pour un modèle de document légal dans la liste des 14 templates disponibles.
Enfin, choisissez la langue de votre document et personnalisez-le en à l'aide de l'outil de texte et en incorporant les variables autorisées pour votre document depuis le menu de gauche.

Gardez à l'esprit que bien que les variables doivent être fixes et ne peuvent pas être modifiées, le reste du document est très flexible.
Vous avez la liberté de modifier la langue, le style, et même les cellules de manière intuitive jusqu'à ce qu'elles correspondent au modèle souhaité.