Prérequis :
Accès à un compte administrateur sur la plateforme Rise Up.
Permissions nécessaires pour gérer les utilisateurs et les groupes.
Accéder à l'interface de gestion des groupes
Naviguez dans le menu latéral vers 'Groupes' puis 'Voir' et enfin 'Gérer le groupe' en cliquant sur l'icône engrenage
Cliquez sur 'Gérer les règles intelligentes' pour ouvrir la page de configuration des règles intelligentes.
Chaque groupe peut avoir son propre ensemble de règles.
Ajouter ou modifier des règles intelligentes
Les règles intelligentes automatisent le processus d'ajout et de suppression d'utilisateurs sur la base de critères prédéfinis. Il n'est donc plus nécessaire de procéder à des mises à jour manuelles chaque fois qu'un changement intervient dans le statut ou les informations de l'utilisateur, ce qui garantit que les membres du groupe sont toujours à jour sans intervention administrative constante.
Cliquez sur ‘+ Ajouter une règle intelligente’ pour créer une nouvelle règle.
Les options de base incluent : Email, Rôle, Fonction, Nom d'utilisateur, ID interne, Téléphone, Date de création, Date de suspension, Groupe, et Statut de l'utilisateur. Adaptez vos règles intelligentes en fonction des champs personnalisés créés dans le menu 'Champ personnalisé' de vos paramètres.
Vous trouverez ci-dessous un exemple des champs personnalisés mentionnés entre parenthèses.
Cela vous aidera à voir la différence entre les paramètres de base et ceux que vous avez configurés vous-même.
Configurer l'application aux membres du groupe
Choisissez si la règle s'applique à tous les membres du groupe ou seulement aux nouveaux, décidez si la règle doit exclure les gestionnaires de groupe.
Dans le menu des actions, vous avez la possibilité de filtrer les informations en trois catégories : 'contient, égal, n'est pas égal'.
Prenons l'exemple d'une catégorie personnalisée que nous avons créée et qui s'appelle 'Lieu' et qui contient la valeur 'Paris'.
Dans ce cas, la façon dont nous l'avons configuré nous permettra de classer automatiquement chaque utilisateur créé dans l'équipe de Paris sans aucune intervention manuelle.
Liste des règles
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Type :
Cela indique le critère sur lequel la règle est basée. Dans cet exemple, c'est un champ de localisation personnalisé. -
Relation :
Définit comment la valeur doit correspondre au critère. Ici, 'Contient' signifie que le champ de localisation doit inclure la valeur spécifiée. -
Valeur :
La valeur spécifique à rechercher dans le champ de localisation. Dans ce cas, c'est 'Paris'.
Ajouter une règle : Vous pouvez ajouter des règles supplémentaires en spécifiant un autre type, relation, et valeur pour affiner la gestion du groupe.
Paramètres
Ces fonctionnalités permettent de gérer efficacement les groupes en automatisant l'ajout et la suppression des membres, ce qui simplifie la gestion et garantit que le groupe reste pertinent par rapport aux critères définis.
Respect des règles pour l'appartenance au groupe
- Au moins une de ces règles doit être respectée : Un membre peut appartenir au groupe s'il respecte au moins une des règles définies.
- Toutes les règles doivent être respectées : Un membre doit respecter toutes les règles pour faire partie du groupe. Cela rend les conditions plus strictes.
Application aux membres du groupe ajouter automatiquement des membres :
- Les utilisateurs qui respectent les règles seront ajoutés automatiquement au groupe sans intervention manuelle.
Ajouter et supprimer automatiquement des membres :
- Les utilisateurs qui ne respectent plus les règles seront automatiquement retirés du groupe, assurant que seuls les membres pertinents restent.
Application aux managers de groupe supprimer automatiquement les managers :
- Les managers qui ne remplissent plus les critères définis par les règles peuvent être automatiquement retirés. Cependant, les managers doivent initialement être désignés manuellement.
Rappel
Pour mettre en place efficacement vos règles intelligentes, il est essentiel d'établir d'abord votre stratégie d'automatisation pour vos groupes.
Cela implique la création de champs personnalisés adaptés à la classification de vos groupes en fonction de leurs différents statuts et attributs. En effet, cette étape préparatoire garantit que votre gestion des groupes est à la fois efficace et alignée sur vos besoins organisationnels.
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Problème : Les règles intelligentes ne se déclenchent pas comme prévu.
Solution : Vérifiez que tous les critères sont correctement définis et qu'il n'y a pas de règles conflictuelles. Assurez-vous que les attributs de l'utilisateur correspondent aux conditions de la règle.
Problème : Les modifications ne sont pas enregistrées.
Solution : Assurez-vous d'avoir les permissions administratives nécessaires et cliquez sur le bouton “Enregistrer” après avoir effectué des changements. -
Puis-je configurer des règles intelligentes basées sur les fonctions des utilisateurs ?
- Oui, vous pouvez créer des règles intelligentes basées sur les fonctions des utilisateurs en sélectionnant cette option dans les paramètres de la règle intelligente.
Comment m'assurer qu'une règle intelligente s'applique uniquement aux nouveaux membres du groupe ?
- Dans les paramètres de la règle intelligente, sélectionnez l'option pour appliquer la règle uniquement aux nouveaux membres. - Pour obtenir de l'aide supplémentaire, soumettez une demande :
[Demande de Support Rise Up]