Prérequis
- Vous devez disposer du rôle Administrateur pour accéder à la fonctionnalité d'import d'utilisateurs.
- Les groupes, partenaires, parcours d'apprentissage et formations référencés dans votre fichier doivent déjà exister sur la plateforme.
- Le nom d'utilisateur de chaque utilisateur doit être unique sur l'ensemble de la plateforme.
- Une adresse e-mail ou un mot de passe est requis par ligne utilisateur — les deux peuvent être renseignés.
Vue d'ensemble
La fonctionnalité d'import d'utilisateurs permet aux administrateurs de créer ou de mettre à jour un grand nombre de comptes utilisateurs en une seule opération, en chargeant un fichier Excel structuré (.xlsx). Elle couvre la création de comptes, l'attribution de rôles, l'appartenance à des groupes, l'inscription à des parcours d'apprentissage et à des formations, ainsi que la configuration des mots de passe.
L'import suit un flux en quatre étapes : accéder à la page → télécharger et remplir le modèle → charger et analyser → confirmer. Aucune modification n'est possible dans l'application après le chargement ; toutes les corrections doivent être effectuées dans le fichier source et le fichier doit être rechargé.
Éléments clés de cette fonctionnalité
- Créez de nouveaux utilisateurs ou mettez à jour des utilisateurs existants en masse via un chargement Excel
- Attribuez des rôles, types, groupes, parcours d'apprentissage et formations directement dans le fichier
- Les colonnes requises et les règles d'import sont documentées directement dans le modèle
- Un écran d'analyse post-chargement signale les erreurs avant qu'aucune donnée ne soit validée
- Les anciens modèles restent entièrement compatibles — aucune migration n'est nécessaire
- Les erreurs nécessitent de recharger le fichier corrigé ; la correction dans l'application n'est plus disponible
Étape 1
I — Accéder à la page d'import d'utilisateurs
Le point d'accès à l'import d'utilisateurs n'a pas changé. Accédez-y depuis le menu d'administration.
- Ouvrez la section Administration des utilisateurs depuis la navigation principale.
- Cliquez sur Import d'utilisateurs dans le sous-menu.
- La page d'import se charge avec les options de téléchargement du modèle et la zone de chargement du fichier.
Bon à savoir
Si vous ne voyez pas l'option Import d'utilisateurs, votre compte ne
dispose pas du rôle Administrateur. Contactez votre administrateur de
plateforme pour demander l'accès.
Étape 2
II — Télécharger et remplir le modèle d'import
Le modèle est un fichier Excel (.xlsx) composé de deux feuilles actives : Instructions (référence des colonnes et règles) et Utilisateurs (saisie des données). Une troisième feuille masquée contient les valeurs acceptées pour les champs à valeurs contraintes.
Télécharger le modèle
- Sur la page d'import, sélectionnez le format de date souhaité.
- Sélectionnez la langue du modèle.
- Cliquez sur Télécharger le modèle.
-
Ouvrez le fichier
.xlsxdans Excel ou une application compatible.
Modèle mis à jour
Les colonnes requises sont désormais signalées par un astérisque (*)
directement dans les en-têtes de colonnes. Les règles d'import sont
documentées dans la feuille Instructions.
Les modèles existants restent entièrement compatibles
— le passage au nouveau format n'est pas obligatoire.
Référence des colonnes — feuille Utilisateurs
| Colonne | Exigence | Valeur attendue / format |
|---|---|---|
| Nom | Optionnel | Nom de famille de l'utilisateur. Laisser vide pour conserver une valeur existante. |
| Prénom | Optionnel | Prénom de l'utilisateur. |
| Numéro de téléphone | Optionnel | Numéro de téléphone de l'utilisateur. |
| Type * | Requis |
interne ou partenaire
|
| Partenaire | Conditionnel |
Requis si Type = partenaire. Doit correspondre exactement
au nom d'un partenaire existant.
|
| Rôle * | Requis |
Administrateur, Concepteur,
Apprenant, Community manager,
Animateur, Apprenant auteur
|
| Conditionnel | Email ou Mot de passe est requis. Si omis, l'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation. | |
| Nom d'utilisateur * | Requis | Nom d'utilisateur unique. Ne doit pas déjà exister pour un autre utilisateur. |
| Mot de passe | Conditionnel | Email ou Mot de passe est requis. Si vide, l'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation. |
| Langue * | Requis |
Langue de l'interface (ex. Français, Anglais).
Utilisez la liste de référence dans la feuille masquée.
|
| Fuseau horaire * | Requis |
Fuseau horaire IANA (ex. Europe/Paris). Utilisez la
liste de référence dans la feuille masquée.
|
| Date d'activation | Optionnel | Date à laquelle le compte devient actif. Laisser vide pour une activation immédiate. |
| Date de suspension | Optionnel | Date à laquelle le compte est suspendu automatiquement. Laisser vide pour ne pas prévoir de suspension. |
| SSO | Optionnel |
oui ou non
|
| RhID | Optionnel | Identifiant RH interne. |
| Membre du groupe 1–6 | Optionnel | Nom du groupe auquel l'utilisateur appartient. Doit correspondre exactement au nom d'un groupe existant. |
| Manager de groupe 1–6 | Optionnel | Nom du groupe que l'utilisateur gère. Doit correspondre exactement au nom d'un groupe existant. |
| Parcours d'apprentissage 1–X | Optionnel | Parcours d'apprentissage auquel inscrire l'utilisateur. Étendez les colonnes en suivant le même schéma de nommage. |
| Formation 1–X | Optionnel | Formation à laquelle inscrire l'utilisateur. Étendez les colonnes en suivant le même schéma de nommage. |
| Obliger les utilisateurs à changer leur mot de passe lors de la prochaine connexion | Optionnel |
oui ou non
|
| Champs personnalisés | Optionnel | Champs personnalisés définis dans la configuration de votre plateforme. |
Correspondance avec les enregistrements existants
Les noms de groupes, de partenaires, de parcours d'apprentissage et de
formations doivent correspondre exactement aux enregistrements
configurés sur la plateforme (sensible à la casse). Une erreur de
correspondance génère une erreur lors de l'analyse et bloque la ligne
concernée.
Étape 3
III — Charger le fichier et examiner l'analyse
Une fois le fichier complété et enregistré, chargez-le depuis la page d'import. La plateforme effectue une analyse complète avant d'écrire toute donnée.
- Sur la page d'import d'utilisateurs, cliquez sur Charger un fichier ou faites glisser votre fichier dans la zone de chargement.
-
Sélectionnez votre fichier
.xlsxcomplété et confirmez. - Le système traite le fichier. Un écran d'analyse s'affiche.
Ce qu'affiche l'écran d'analyse
- Nombre d'utilisateurs à créer — nouveaux comptes détectés dans le fichier
- Nombre d'utilisateurs à mettre à jour — comptes associés à des utilisateurs existants
- Erreurs détectées — lignes ou cellules ne pouvant pas être traitées
- Descriptions détaillées des erreurs — nature exacte et emplacement de chaque erreur
Aucune modification possible dans l'application après le chargement
Vous ne pouvez pas modifier les données importées depuis l'interface web.
En cas d'erreurs détectées, corrigez votre fichier Excel localement et
rechargez-le. L'analyse sera relancée sur le nouveau fichier avant toute
validation des données.
Étape 4
IV — Confirmer et exécuter l'import
Après avoir examiné l'analyse, décidez de procéder ou de corriger et recharger le fichier.
Si des erreurs sont détectées
- Lisez les descriptions des erreurs sur l'écran d'analyse.
- Ouvrez votre fichier Excel localement et apportez les corrections.
- Enregistrez le fichier et rechargez-le depuis la page d'import.
- Le système relance une nouvelle analyse sur le fichier corrigé.
Si aucune erreur bloquante ne subsiste
- Vérifiez le récapitulatif : utilisateurs à créer et utilisateurs à mettre à jour.
- Cliquez sur Confirmer l'import.
- L'import est exécuté. Les comptes sont créés ou mis à jour conformément au fichier.
Comportement du système après confirmation
- Les utilisateurs sans mot de passe reçoivent un e-mail d'invitation pour définir leur mot de passe et activer leur compte.
- Les appartenances aux groupes, les inscriptions aux parcours d'apprentissage et aux formations sont appliquées immédiatement.
- Les utilisateurs avec une date d'activation future n'auront pas accès à la plateforme avant cette date.
V — FAQ & Dépannage
-
Problème : Le fichier est chargé mais chaque ligne est signalée comme une erreur.
Solution : Vérifiez que les colonnes requises (marquées d'un *) sont renseignées pour chaque ligne : Type, Rôle, Nom d'utilisateur, Langue et Fuseau horaire. Vérifiez également qu'un Email ou un Mot de passe est fourni par ligne.
Problème : Un nom de groupe, de parcours d'apprentissage ou de formation est signalé comme non reconnu.
Solution : La valeur dans votre fichier doit correspondre exactement au nom configuré sur la plateforme, y compris les majuscules et les espaces. Ouvrez la section concernée de la plateforme, copiez le nom tel qu'il s'affiche, et collez-le dans votre fichier avant de le recharger.
Problème : L'option Import d'utilisateurs n'apparaît pas dans le menu.
Solution : Cette option n'est visible que pour les utilisateurs disposant du rôle Administrateur. Vérifiez votre rôle dans les paramètres de la plateforme ou contactez votre administrateur pour demander l'accès.
Problème : Des utilisateurs ont été importés mais n'ont pas reçu d'e-mail d'invitation.
Solution : Les e-mails d'invitation sont uniquement envoyés lorsqu'aucun mot de passe n'a été défini dans le fichier. Si un mot de passe a été fourni, le compte est activé directement et aucun e-mail n'est envoyé. Vérifiez également que l'adresse e-mail dans le fichier est correcte et que la configuration e-mail de la plateforme est active. -
Puis-je modifier les données utilisateurs directement dans la plateforme après avoir chargé le fichier ?
— Non. La modification dans l'application n'est plus disponible. Corrigez votre fichier Excel localement et rechargez-le. L'écran d'analyse se relance sur le nouveau fichier avant toute validation des données.
Mes modèles d'import existants sont-ils toujours compatibles ?
— Oui. Les modèles des versions précédentes restent entièrement fonctionnels, sans modification à apporter. Vous pouvez continuer à utiliser vos fichiers existants ou passer au nouveau modèle pour bénéficier d'une documentation intégrée améliorée.
Que signifie l'astérisque (*) dans les en-têtes de colonnes ?
— Les colonnes marquées d'un (*) sont obligatoires. Si une colonne requise est vide pour une ligne donnée, le système la signale comme une erreur lors de l'analyse et la ligne ne sera pas importée.
Que se passe-t-il si je laisse une colonne vide pour un utilisateur existant ?
— Pour les mises à jour d'utilisateurs, une cellule vide signifie « ne pas modifier ce champ » — la valeur existante est conservée. Les champs requis (marqués d'un *) doivent tout de même contenir une valeur, même pour les mises à jour.
Puis-je ajouter plus de 6 appartenances à des groupes ou inscriptions à des parcours d'apprentissage par utilisateur ?
— Pour les parcours d'apprentissage et les formations, ajoutez des colonnes supplémentaires en suivant le même schéma de nommage (ex. Parcours d'apprentissage 7, Formation 7). Le système traitera les colonnes additionnelles. Les colonnes Membre du groupe et Manager de groupe sont limitées à 6 dans le modèle standard.
L'import est-il plus rapide qu'auparavant ?
— Oui. Une migration de l'infrastructure back-end a amélioré les performances et la stabilité, notamment pour les fichiers volumineux. L'amélioration est automatique — aucune action n'est requise de votre côté.
Ce changement affecte-t-il les utilisateurs finaux ou les apprenants ?
— Non. Toutes les modifications sont limitées au flux d'import côté administrateur. Les apprenants ne sont pas concernés.
À quoi sert la colonne SSO ?
— Elle définit si l'utilisateur s'authentifie via l'authentification unique (SSO). Saisissezouisi l'authentification est gérée par votre fournisseur d'identité, ounonpour une authentification standard sur la plateforme. Si votre organisation n'utilise pas le SSO, laissez la colonne vide ou saisisseznon. - Pour toute assistance supplémentaire, soumettez une demande :
Contacter le support Rise Up