Pré-requis :
Accès à la plateforme Rise Up avec les droits d'Administrateur
Accès à la plateforme Rise Up en tant que Manager de groupe ou Apprenant.

Visualisez la liste d'attente de vos apprenants

Depuis le menu latéral sélectionnez 'Formations' puis 'Voir', et choisissez la formation pour laquelle vous souhaitez gérer la liste d'attente. 

Un pictogramme en forme de triangle d'avertissement vous indiquera qu'il y a des participants en liste d'attente pour une formation. En passant votre souris sur ce pictogramme, vous pourrez voir le nombre de participants en attente pour toutes les sessions de la formation.

• Sélectionnez votre formation, puis accédez à l'icône de la liste d'attente 

  

• Survolez le pictogramme pour voir le nombre d'inscrits sur votre liste d'attente

  

• Le nombre d'inscrits sur liste d'attente est aussi visible depuis le menu des sessions

  

• Accédez à la gestion de votre liste d’attente en cliquant sur l’icône engrenage

  

• Visualisez votre liste d’attente et accédez au filtre de tri

  

Ajouter des utilisateurs sur la liste d’attente

Gérer les inscriptions aux formations peut être un défi, surtout lorsque les sessions se remplissent rapidement. La fonctionnalité d'ajout d'utilisateurs sur liste d'attente offre une solution pratique à ce problème. En tant qu'administrateur ou gestionnaire de groupe, vous avez la possibilité de placer des utilisateurs sur une liste d'attente lorsque les sessions sont complètes ou que des apprenants ne sont pas encore inscrits à une session, facilitant ainsi la gestion des inscriptions.
Pour les apprenants, cette fonctionnalité leur permet de s'inscrire eux-mêmes sur une liste d'attente via le catalogue, garantissant qu'ils ne ratent pas l'opportunité de participer à une formation dès qu'une place se libère. Cette approche structurée assure une expérience utilisateur optimisée pour toutes les parties concernées.

En tant qu’Administrateur ou Manager de Groupe

Lors de l'inscription d'un utilisateur à une formation, sélectionnez l'option 'S'inscrire sur la liste d'attente' pour les sessions complètes.

En tant qu’Apprenant

Assurez-vous que l'option 'Autoriser les inscriptions' est activée dans la configuration de la formation pour permettre l'auto-inscription depuis le catalogue.

N'oubliez pas au préalable d'activer votre catalogue dans vos paramètres en cochant les options suivantes. 

Une fois l’option activée 'Autoriser les utilisateurs à choisir une sessions ou à s'inscrire sur liste d'attente', l’apprenant aura la possibilité de choisir l’option 'S'inscrire sur la liste d'attente', si jamais les sessions proposées de leur conviennent pas (date, horaire, localisation, langue, etc.) ou si les sessions sont complètes.

Si l'option suivante est décochée, cela veut dire que lorsque les apprenants s'inscriront à la formation, ils ne choisiront pas de session et seront automatiquement considérés comme sur liste d'attente. 

Lorsqu'une place est disponible, un email est envoyé aux apprenants concernés pour leur permettre de s'inscrire à la session.

Gérer les utilisateurs en liste d’attente

Pour faciliter l'inscription des utilisateurs en liste d'attente aux différentes formations, vous pouvez gérer ce processus à partir de la page de gestion de vos sessions de 2 manières différentes.

1 Lorsqu'une nouvelle session est créée, si des utilisateurs sont en liste d'attente pour le module associé, une fenêtre contextuelle apparaîtra. Cette fenêtre vous permet d'inscrire ces utilisateurs à la nouvelle session, en priorisant ceux qui sont en attente depuis le plus longtemps en les pré-sélectionnant automatiquement. Vous pouvez également choisir de modifier ou de retirer des utilisateurs de cette liste.

2 Après modification du nombre de places dans la session, si des places sont disponibles et que des apprenants sont en liste d'attente pour ce module, une fenêtre contextuelle s'ouvrira automatiquement pour vous proposer de compléter la session en inscrivant ces apprenants. 

Quand vous créez une nouvelle session, l'option 'Lors de la désinscription, inscrire automatiquement les utilisateurs de la liste d'attente' vous est proposée en bas de la fenêtre. Si elle est cochée, elle permet d’inscrire automatiquement un apprenant actuellement en liste d’attente à la session si une place se libère suite à une désinscription par un administrateur/groupe manager ou par l’apprenant lui-même. 

Notification par email

Si, après la modale d'inscription des utilisateurs en liste d'attente, il reste des places dans la session et que certains utilisateurs sont toujours en attente, l'email #216 leur sera envoyé pour le leur indiquer. Seuls les utilisateurs en liste d'attente sur le module concerné recevront cet e-mail. Ce mail peut être désactivé dans le modèle de gestion des emails. 

• Problème : Les utilisateurs ne reçoivent pas les emails concernant les places disponibles
  Solution : Assurez-vous que le modèle d'email #216 est actif et correctement configuré. Vérifiez que l'option d'auto-inscription est activée dans les paramètres de la formation, permettant ainsi aux utilisateurs d'être notifiés et de s'inscrire eux-mêmes lorsqu'une place se libère.
  Problème : Les utilisateurs ne peuvent pas s'auto-inscrire depuis la liste d'attente
  Solution : Assurez-vous que l'option d'auto-inscription est activée dans les paramètres de la formation. Cela permet aux utilisateurs de s'inscrire eux-mêmes lorsqu'ils reçoivent des notifications concernant les places disponibles.
  Problème : L'option de liste d'attente n'est pas visible dans le Catalogue de Formation
  Solution : Assurez-vous que les paramètres de visibilité des formations dans le catalogue sont activés et que vos apprenants sont autorisés à s'y inscrire eux-mêmes. Vérifiez que l'option de liste d'attente est activée dans ces paramètres.

• Les apprenants peuvent-ils choisir une session spécifique lorsqu'ils sont sur la liste d'attente ?
  - Non, les apprenants sont inscrits sur la liste d'attente pour la formation, pas une session spécifique. Ils seront automatiquement inscrits lorsqu'une place se libérera.

  Comment les apprenants sont-ils priorisés sur la liste d'attente ?
  - Les apprenants sont priorisés en fonction de leur date d'inscription, les premiers inscrits étant considérés en premier.

• Pour plus d'informations détaillées, consultez la documentation des sessions en classe.
  Pour plus d'assistance, soumettez une demande : [Demande de support Rise Up]