Pré-requis : Accès Administrateur ou Manageur de groupe.
Avantages clés :
- Gain de temps et automatisation — Transférez facilement les absents vers de nouvelles sessions, sans gestion manuelle fastidieuse.
- Suivi centralisé et précis — Visualisez tout l’historique des absences, des transferts, et la progression des statuts utilisateurs.
- Expérience améliorée pour tous — Moins de risques de perte de suivi, notifications automatiques et possibilité pour les apprenants de se reprogrammer eux-mêmes.
Présentation et Objectifs
La gestion de l’absentéisme permet de suivre et de traiter les absences de manière structurée. Désormais, les absents peuvent être transférés ou mis en liste d’attente, avec un suivi complet de leur parcours.
- Accéder à la gestion des absences : Sessions avec un statut validé > puis cliquez sur le bouton Définir la présence. Sélectionnez les utilisateurs concernés et choisissez l’action à réaliser.
Quelles évolutions dans la gestion de l’absentéisme ?
Cette nouvelle fonctionnalité permet de transférer les absents, de suivre
leur statut (présent, absent, transféré), d’alerter en cas de session
complète
et de déléguer la gestion à l’utilisateur si besoin.
Nouveautés principales :
- Les apprenants au statut "validé/absent" peuvent être transférés, passant au statut "transféré/absent".
- Les utilisateurs transférés restent visibles dans la session manquée.
- Si l’option est activée dans les paramètres par l'administrateur, les apprenants sont notifiés et peuvent eux-mêmes choisir une nouvelle session.
- Les exports personnalisés intègrent ces nouveaux statuts pour un meilleur suivi, retrouvez donc cette information dans l'export Informations sur les sessions en classe au niveau des sessions validées et inscriptions aux sessions.
Étapes côté Administrateur : comment gérer l’absentéisme ?
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Accéder à la liste des absents
Depuis une session, cliquez sur "Absents" pour voir la liste des personnes concernées. -
Transférer ou ajouter en liste d’attente
Sélectionnez un ou plusieurs absents, puis utilisez l’action "Transférer". Astuce : utilisez les filtres et actions en masse pour aller plus vite. -
Notification et auto-inscription
Si activé, l’apprenant reçoit une notification et peut s’auto-inscrire à une nouvelle session. Depuis sa formation, l’apprenant sera informé de son absentéisme via une notification. Il recevra également l’e‑mail #221 dès qu’un administrateur ou un concepteur l’aura identifié comme absent. -
Validation et suivi
Les statuts sont mis à jour : vous pouvez vérifier le suivi dans les exports et le tableau de bord.
Notes utiles :
Si vous ne voyez pas les nouvelles options, vérifiez que vous avez les bonnes permissions.
Comparatif : Avant / Après la nouvelle gestion de l’absentéisme
Voici les grandes différences apportées par la nouvelle gestion des absences dans Rise Up. À utiliser pour comparer les méthodes et choisir la plus adaptée à votre organisation.
Comparatif : Avant vs Nouvelle Gestion
| Fonctionnalité | Avant | Nouvelle gestion |
|---|---|---|
| Transfert des absents | Manuel, non structuré | Automatisé, en 1 clic |
| Suivi des statuts | Statut absent uniquement | Absent, transféré, liste d’attente |
| Auto-inscription | Non | Possible si activé |
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Problème : Je ne vois pas l’option de transfert.
Solution : Vérifiez que la gestion de l’absentéisme est activée dans vos paramètres ou contactez l’assistance.
Problème : L’utilisateur ne reçoit pas de notification.
Solution : Vérifiez que la notification est bien activée pour les apprenants et que l’adresse email est valide.
Problème : Les exports ne reflètent pas les nouveaux statuts.
Solution : Téléchargez un nouvel export après avoir effectué les transferts/inscriptions. -
Comment accéder à la gestion de l’absentéisme ?
- Vous devez avoir des droits Administrateur.
Les apprenants peuvent-ils se réinscrire eux-mêmes ?
- Oui, si le paramétrage est activé.
Peut-on suivre l’historique des transferts ?
- Oui, tous les statuts et transferts sont visibles dans le suivi des sessions. - Pour plus d'assistance, soumettez une demande :
Demande de support Rise Up